La Guía del Líder para generar el compromiso de empleados y clientes
PROCESO DE PLANIFICACIÓN = DIRECCIÓN Y PERFECCIÓN
Como
ejecutivo, los tiempos de turbulencia pueden ser inquietantes. Los empleados
quieren ser optimistas y tener una actitud positiva para con el futuro, pero las
noticias acerca de la economía, las conversaciones con algunos clientes y los
rumores que circulan dentro de la organización muchas veces puede hacerlos
sentir inseguros e incómodos. Entonces ¿De qué manera podríamos balancear estas
ideas conflictivas, alentar un ambiente positivo y mantener a los empleados
enfocados en un futuro promisorio?
1° Paso: “Debería ser”
¿Qué debe lograrse durante la
extensión de este plan? ¿De qué manera va a encajar este plan con las situación
general de nuestro “debería ser”? en su mente, cree una imagen de cuáles serían
los resultados que usted desea y cómo se beneficiarían los demás al obtenerlos.
2° Paso: “Como es”
Determine la realidad de la
situación actual. ¿Dónde se encuentra Ud. Hoy? Los líderes hacen una estimación
completa de la situación, tanto interna como externa, para obtener un claro
entendimiento de los factores que pueden ayudar u obstaculizar sus esfuerzos y,
de esta manera, poder fijar metas realistas.
3° Paso: “Objetivos”
Defina y fija metas. Los líderes saben que si no se tienen metas realistas, la
organización se va a la deriva. Las metas realistas conforman una base para la
mayoría de las decisiones ejecutivas importantes. Lo lideres saben que sin
metas, las personas estarán “orientas a tareas” en lugar de estar “orientadas a
resultados”. Los líderes ponen cuidadosa atención al fijar metas que sean
realistas, razonables, desafiantes y alcanzables. Luego, son divididas en
“porciones abordables”, que pueden ser asignadas a colaboradores que tengan las
habilidades y aptitudes necesarias para realizarlas. Esto hace que las metas
sean menos temibles y las ubica en un nivel en el cual puedan lograrse más
fácilmente. Saben que el lograr metas día a día, debe contribuir a lograr metas
a mediano y más largo plazo.
S:
Sea especifico
M:
Mensurable
A:
Alcanzable
R:
Relevante
T:
Tiempo especifico
4° Paso: Programa de Acción
Elabore un programa definido,
incluyendo todos los pasos de acción necesarios. Los Líderes comprenden que el
fijar metas realistas, es solo un paso del Proceso de Planificación. Muchas
veces, las metas no se alcanzan porque no se realizaron programas y planes de
acción efectivos, bien pensados y preparados para lograrlas. Los planes y
programas de seguimiento pueden asegurar el logro de los resultados deseados, si
los acompañan consiste y continuamente. Los lideres deben enseñarle a sus
compañeros de equipo, cómo planificar efectivamente para lograr las metas
asignadas.
Al formular programas y planes
de acción definidos para lograr las metas predeterminadas, los líderes necesitan
involucrar a los miembros de su equipo, para que todos entiendan claramente lo
siguiente:
*Los
requisitos para lograr las metas fijadas
*Quién hará qué parte de cada
trabajo
*Cómo encajan las diferentes
partes, todas juntas
*Las condiciones que
facilitarán u obstaculizarán el logro de las metas
*El “timing” – en qué momento
deben entrar en vigor los planes e ideas
*Cómo todas las acciones están
coordinadas apropiadamente
Determine los métodos que
deberán emplearse. Los líderes que consistentemente logran un desempeño
destacado no dejan nada librado al azar. Buscan, consistentemente, los mejores
métodos para convertir los programas y planes de acción en los resultados
deseados.
5° Paso: Costo
Estime el costo del plan. Ya
que todas las actividades productivas deben ser costo-efectivas, todos los
planes deben considerar las necesidades de recursos totales: personas,
materiales, tiempo, etc.
6° Paso: Tablas de Tiempo
Fije tablas de tiempo
(Cronogramas). El trabajo a realizar debe programarse de tal forma que cada
etapa sea lograda en un tiempo prefijado. Se deben fijar fechas límite, de
manera que todos los involucrados estén concientes de ellas y se esfuercen por
cumplirlas.
7° Paso: Implementación
Los planes se implementan
asegurándose que todos los intervinientes comprendan su parte en la
planificación total, se comprometan al logro de los resultados acordados, y
actúen de manera unificada y acordada
8° Paso: Seguimiento
Concéntrese en lo esencial. Los Managers
exitosos logran un récord consistente de buen desempeño, al mantener sistemas de
medición desempeño efectivo que muestren las desviaciones de los resultados
esperados y asegurándose que se tomen acciones correctivas, si ocurre
desviaciones. No se involucran demasiado en los detalles específicos, mas bien
se concentran en aquellos factores que son críticos para obtener el éxito total
del proyecto. Se enfocan en los factores que puedan interferir con el logro de
los resultados deseados, y permanecen alertas a los indicadores que les
advierten de problemas potenciales. De esta manera, se pueden tomar acciones
correctivas para poder lograr las metas.
Fuente: https://dalecarnegie.com.ar/newsleter_todo/mayo2011/nota3.html