La
mayoría de emprendedores de pequeñas y medianas empresas no se anima mucho a
hacer negocios con el Estado, debido, en parte, a la enorme cantidad de
trámites, tropiezos y burocracia que puede implicar, pero sobretodo al
desconocimiento de ¿cómo hacerlo? y ¿cuáles son los pasos a seguir para vender
al mayor comprador del mercado?
Aunque ingresar a
este atractivo mercado puede ser un poco complicado, no tiene por qué ser una
pesadilla. Por el contrario, lograrlo puede representar enormes beneficios y
oportunidades que pueden convertirse en negocios muy rentables.
Este año, el Estado comprará a las medianas,
pequeñas y microempresas por un valor total de S/. 6,944 millones. Este monto
se dividirá en adquisiciones de bienes por S/, 2,935 millones, en servicios por
S/ 2,605 millones y en la contratación de obras por S/. 1,404 millones.
Como se puede observar, el mercado de las
contrataciones públicas es muy atractivo y de enorme potencia, dado los
volúmenes y magnitud de los montos involucrados. En el siguiente informe le
explicaremos los procedimientos y requisitos para que su empresa aumente la
probabilidad de éxito en las diferentes licitaciones y concursos que el Estado
convoca. También incluiremos un caso práctico para entender mejor el sistema.
Pero antes de explicar el proceso para vender al
Estado, es conveniente señalar lo que se entiende por compra o contratación
pública: “proceso mediante el cual una entidad pública adquiere bienes o
servicios, o cualquier combinación de éstos, para propósitos de lograr sus
encargos y metas y no con mira a la venta o reventa comercial”.
Empezando el camino
Con el objeto de seleccionar al proveedor más
apropiado, las entidades públicas realizan un conjunto de actos administrativos
agrupados en seis etapas principales:
1. CONVOCATORIA
Para tener oportunidad de hacer negocios con el
Estado, el primer paso es saber cómo se realizan las convocatorias, mediante las
cuales las entidades comunican sus requerimientos de compras. Las
convocatorias son de cinco formas:
. Licitación Pública. Se usa
para contratar un servicio. Su convocatoria se publica en el SEACE (Sistema
Electrónico de las Contrataciones del Estado).
. Concurso Público. Se usa para
comprar bienes o ejecutar obras. La convocatoria es a través del SEACE.
. Adjudicación Directa Pública.
Se usa para comprar bienes, contratar servicios o ejecutar obras. Su
convocatoria también se publica en el SAECE.
. Adjudicación Directa Selectiva.
Se usa para adquirir bienes, servicios y ejecutar obras. La
convocatoria se hace por las propias entidades.
. Adjudicación de Menor Cuantía.
Funciona de manera similar al de la adjudicación directa selectiva.
El uso de cualquiera de estas convocatorias por
las entidades del Estado dependerá del valor referencial para cada proceso. Por
ejemplo, en la compra de bienes, la adjudicación de menor cuantía se usa hasta
un monto por S/. 45 mil, la adjudicación directa selectiva para montos hasta
por S/. 225 mil, para la adjudicación directa pública hasta por S/. 445, y la
licitación pública es usada para montos mayores.
2. REGISTRO DE PARTICIPANTES
La empresa que se registra para participar en una
convocatoria manifiesta su voluntad expresa de querer intervenir en dicho
proceso de selección. Para ello deberá pagar el derecho correspondiente, cuyo
valor no exceda al costo de reproducción de las Bases. Este pago le permite
recabar de la entidad convocante, una copia de las Bases.
En las Adjudicaciones de Menor Cuantía para
Bienes y Servicios, el registro como participante es gratuito.
Las Bases son las reglas de juego del proceso de
selección. Estos documentos contienen los requerimientos técnicos, metodología
de evaluación, procedimientos y demás condiciones establecidos por la Entidad
para la selección del postor y la ejecución contractual respectiva. Para
conocer su contenido no se requiere comprar las bases. La ley indica que
estarán a disposición de los interesados, a fin de que estos puedan enterarse
acerca de su contenido.
3. CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES
En todos los procesos de selección, se establece
un período de tiempo para que los participantes puedan realizar las consultas u
observaciones a las Bases. La consulta tiene como finalidad aclarar las Bases o
plantear alguna solicitud respecto a ellas. Las aclaraciones pueden ser sobre:
Normas Aplicables, Fechas del cronograma, y Presentación de los documentos.
Las consultas se presentan por escrito ante el
Comité Especial del proceso. Serán absueltas de forma clara, precisa y
fundamentada, y en un plazo razonable. La absolución de consultas se publica
en el SEACE y podrá remitirse a los correos electrónicos de los participantes.
4. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Una vez que se tiene claro el contenido de las
Bases, es decir, las características y condiciones del Bien o Servicio que el
Estado quiere comprar o contratar, se debe preparar la propuesta, la misma que
se divide en:
. Propuesta Técnica. Es la
descripción del Bien que quiere vender o Servicio que ofrece. Evidentemente,
debe igualar o mejorar a lo que el Estado está solicitando.
Asegúrese de presentar toda la documentación que
acredite el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos. Un factor
clave para tener éxito en un proceso de selección es tener lista dicha
documentación, como por ejemplo, las certificaciones de calidad, facturas o
contratos que acrediten la experiencia respectiva y constancias de conformidad
de servicio.
. Propuesta Económica. Es la
cantidad que pretende cobrar por el Bien que vende o Servicio que ofrece. Este
monto debe respetar ciertos márgenes en función al valor referencial indicado
en las Bases.
Debe saber que la Ley establece márgenes máximos
y mínimos para que presente su propuesta y está en función al valor Referencial
del proceso. Es decir, no puede proponer cobrar ni demasiado caro respecto a lo
que la entidad piensa pagar, ni demasiado barato. Si se excede de estos
márgenes, su propuesta será devuelta y se dará como no recibida.
Hay que tener en cuenta que usted puede tener una
bonificación del 20% en la calificación. Para esto debe presentar una
Declaración Jurada en la que indique que los Bienes o Servicios que ofrece se
realizan dentro del territorio nacional, con lo cual, la empresa o consorcio,
puede hacerse acreedor a una bonificación adicional del 20% sobre la sumatoria
total del puntaje obtenido.
5. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Y
OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO.
El otorgamiento de la Buena Pro consiste en el
acto administrativo cuya finalidad es declarar la propuesta que ha obtenido el
mayor puntaje dentro de un Proceso de Selección.
Previo al otorgamiento de la Buena Pro se
realiza la evaluación de propuestas. Esta consiste en la calificación que
realiza el Comité Especial a cada una de las propuestas presentadas, de
acuerdo al método de calificación que establece la normatividad.
Las Propuestas técnicas y económicas se evalúan
asignándoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluación y
calificación que se establezcan en las Bases del Proceso. Posterior a la Buena
Pro se realizan las actividades para la contratación, adelantos y garantías.
6. CONTRATO.
Una vez que la Buena Pro haya quedado consentida,
la entidad y los postores ganadores están obligados a suscribir el o los
contratos respectivos.
. Plazos para suscribir el Contrato.
Dentro de los 05 días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena
Pro, la entidad deberá citar al postor ganador, otorgándole 10 días hábiles
dentro de los cuales deberá presentarse a suscribir el contrato, con toda la
documentación requerida.
Si no se presenta dentro del plazo otorgado,
perderá automáticamente la Buena Pro, sin perjuicio de la sanción
administrativa aplicable.
. Requisitos para suscribir el Contrato.
A fin de suscribir el contrato, el postor ganador deberá presentar,
además de los documentos previstos, en las bases, los siguientes: presentará la
Constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, la misma que
es expedida por OSCE (Para el caso de Adjudicación de Menor Cuantía, es la
entidad pública quien realiza la verificación); Garantías, salvo casos de
excepción; y, Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los asociados, de
ser el caso.
Finalmente, invitamos a quienes estén
interesados en conocer más, a contactarse con el Programa Mi Empresa del
Ministerio de la Producción, o a la web del Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado (OSCE).