Pautas para prevenir
la morosidad
 ¿Conocéis
a algún autónomo que no haya sufrido nunca un retraso en el pago de un encargo?
Es un hecho que se produce con cierta frecuencia, más de lo deseado, y algunos
retrasos incluso derivan en casos flagrantes de morosidad, cuando el cliente
deja de pagar.
Los motivos alegados son variopintos, pero a
menudo es por falta de liquidez, a veces provocada por retrasos en cobros o una
mala gestión de la contabilidad y el flujo de caja de la empresa. Sea como sea,
a nadie le gusta dejar de cobrar un trabajo realizado y entregado, y podemos
adoptar una serie de medidas para prevenir la morosidad.
¿Qué podemos hacer para protegernos contra la
morosidad?
1) Formalizar el encargo por escrito
Redactar un presupuesto y un encargo por escrito
y solicitar al cliente que nos lo devuelva firmado es el primer paso para
iniciar con buen pie un proyecto. Aunque definamos las condiciones y
características oralmente con el cliente, mejor plasmarlo todo por escrito. Por
seguridad y comodidad para ambas partes: será mucho más fácil acogerse a lo
pactado y tener más argumentos de peso en caso de malentendidos o problemas. En
caso de impago, y ante la posibilidad de tener que presentar un proceso
monitorio, es una prueba de que ha habido una relación comercial.
2) Solicitar una provisión de fondos
antes de iniciar el proyecto
Si el importe es pequeño, podemos arriesgarnos y
prescindir del pago a cuenta, pero para montos cuantiosos, mejor curarse en
salud. Personalmente, recomiendo que nunca sea inferior al 40%.
En proyectos muy voluminosos y que duran varios
meses, es recomendable acordar una segmentación del pago: cantidades mensuales,
o tres pagos: uno al inicio, una a la mitad y otro a la entrega, o a 30 días de
la última entrega, por poner un ejemplo. Como contraprestación, podemos
programar entregas parciales al cliente; es una situación positiva para ambas
partes.
Lo que hacen profesionales de otros sectores
puede servirnos de inspiración. Los desarrolladores de aplicaciones informáticas
y los diseñadores de sitios web suelen solicitar un pago a cuenta antes de
iniciar el proyecto y pagos parciales a medida que avanza el proyecto.
3) Confirmar la recepción de toda la
documentación
Puede ocurrir que un fichero se pierda por el
ciberespacio o que se cuee en la carpeta de correo basura del cliente. Sea como
sea, y a falta de parecer pesados, solicitad siempre que os confirmen la
recepción de la documentación (presupuestos, encargos y por supuestos,
proyectos). Es una manera de evitar sustos innecesarios y que puedan utilizar
como excusa la manida frase de «es que no lo hemos recibido en el plazo
acordado». Además, hacer el seguimiento de un trabajo realizado es una muestra
de profesionalidad.
Un cliente no me paga, ¿y ahora qué?
Llevar al dedillo la contabilidad y recordar la
fecha de vencimiento de las facturas es importante. Pasado el plazo estipulado
de pago, debemos ponernos en contacto con el cliente. Primero por correo
electrónico, pero si no contesta, una llamada puede bastar para poner solución
al problema.
Si sigue sin pagar, podemos proceder a enviar
recordatorios: quincenales, semanales, cada dos días, todo depende del importe y
del retraso en el pago. Sed educados, pero firmes. A fin de cuentas estamos
exigiendo algo que es nuestro: el pago del trabajo realizado.
Si el cliente no da señales de vida, da largas o
simplemente pasa del tema, los entendidos aconsejan que primero le avisemos que
nuestro abogado va a ponerse en contacto con él. A veces con esa amenaza basta.
Otras, hay que hacerle llegar una carta redactada por un abogado. Y si sigue en
sus treces, podemos acogernos al proceso monitorio. Para cuantías inferiores a
30.000 euros es un recurso que la justicia pone a nuestra disposición, muy
práctico porque no es necesario contar con un abogado o un procurador en la
petición inicial. Desde 2008, incluso contamos con su versión europea, el
proceso monitorio europeo, al que podemos acogernos para hacer frente a impagos
de clientes de otros países miembros (a excepción de Dinamarca).
Ahora bien, hay señales que deberían
hacer saltar nuestras alarmas. Debemos disponer de toda la información
fiscal y de contacto del cliente (dirección, teléfono, CIF o NIF, web propia).
Si se trata de una empresa, la ausencia de uno de estos datos es muy mala señal.
La negativa de un cliente a firmar el presupuesto o el encargo y a pagar una
provisión de fondos es una clara muestra de que puede demorarse en el pago o no
ejecutarlo. Y cuando el retraso ya es fehaciente, la ausencia de contestación a
nuestros mensajes en un lapso de tiempo prudente, o el hecho de no contestar a
nuestras llamadas son una señal inequívoca de que nos encontramos ante un
moroso. Hay que armarse de paciencia, no desistir, seguir los pasos y recordar
siempre que estamos reclamando el pago por un servicio prestado.
Siempre es preferible intentar resolver el impago
de forma amigable, sin tener que recurrir a la burocracia, pero es bueno saber
que existen vías legales para poder actuar sin tener que desembolsar dinero.
Bastante perdemos con el tiempo invertido en el seguimiento del cliente que se
demora en el pago de sus facturas.
Fuente: https://blog.mar-traducciones.com/2011/11/03/pautas-para-prevenir-la-morosidad/
|
