La
administración
del crédito y las cobranzas se encuentra entre las
actividades más difíciles de realizar. Esta actividad está
incluida entre las muchas que desempeña
una empresa
que produce artículos para la
venta,
o que compre dichos artículos para luego revenderlos.
Cualquiera que sea la modalidad de las
operaciones,
se espera obtener un margen de
utilidad
razonable con relación a sus
costos
y
gastos.
Las
políticas
y
procedimientos
utilizados para la concesión de los
créditos,
recaudación del
dinero
que produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos
que utilice la firma para ejercer un control efectivo sobre
los créditos y las cobranzas, y la aversión al
riesgo
de los empresarios, entre otras, van a ser las
variables
que los empresarios con agudeza de visión financiera tendrán
que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente
la
gerencia
de crédito y cobranzas. Así, se pretende lograr los
objetivos
propuestos para
la empresa
donde el
volumen
de sus
ventas
y el nivel de sus utilidades netas periódicas dependen de
las ventas a crédito.
Los lineamientos de este
trabajo
bibliográfico obedecen precisamente a la consideración de
las variables antes mencionadas. En consecuencia, su
tratamiento implica la aplicación práctica en la vida de las
empresas
para el manejo de sus
cuentas por cobrar.
La elaboración del presente trabajo es
consecuencia de la revisión de
libros,
artículos de revistas, folletos y la experiencia profesional
del autor. Asimismo, debe considerarse el
interés
del autor en el estudio del crédito en los
negocios
y su repercusión en su
administración financiera.
Con lo tratado en el presente estudio no se pretende algo
novedoso en el ámbito de las
finanzas
ni lo último que escriba o se haya escrito sobre este tema;
a medida que se desarrollan las
ciencias
administrativas surgen
técnicas
más avanzadas que si no eliminan ideas anteriores, por lo
menos las modifican tratando de perfeccionarlas.
CAPITULO I
CUENTAS POR COBRAR, CONCEPTOS PRELIMINARES
Las cuentas por cobrar constituyen tal vez
uno de los
activos
más importantes de una
empresa.
Su misma
naturaleza
de representar las decisiones de concesión de crédito, la
gran importancia que para
la administración
tiene su buen manejo y control en las decisiones
financieras, como instrumento que contribuye a elevar el
volumen de ventas y a la generación de fondos para el
financiamiento
de las operaciones corrientes de la empresa. Para todos los
fines de la gerencia de crédito se deben considerar dos
elementos básicos:
. Obtención de la máxima ganancia en
operaciones.
. Cobrabilidad de las ventas a crédito,
minimizando lo más que se pueda el riesgo de las cuentas por
cobrar, a fin de protegerse contra posibles pérdidas.
. Optimización de las ganancias de los
accionistas de la firma
El
concepto
de cuentas por cobrar puede ser establecido desde los
siguientes puntos de vista:
.
Desde el punto de vista contable:
Las cuentas por cobrar son la parte del
activo circulante originada por las ventas a crédito. Este
concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por
operaciones comerciales; no obstante, existen cuentas por
cobrar no procedentes de las operaciones corrientes de un
negocio y comúnmente se le conoce como no comerciales, estas
últimas son generadas por transacciones realizadas en las
siguientes modalidades:
. Entre la empresa y sus empleados o
accionistas
. Compañías afiliadas
. Depósitos reembolsables
. Reclamaciones por pérdidas a daños
. Anticipos dados para compra de mercancías
. Cobros al
gobierno
por devoluciones de
impuestos
. En general cualquier derecho a cobrar no
proveniente de una venta a crédito de
bienes
o
servicios.
Desde el punto de vista administrativo:
Las cuentas por cobrar son el total de los
créditos a corto plazo otorgados y aún no recuperados, y que
representan un eficiente indicador de la
gestión
administrativa de un negocio, o en su departamento de
crédito en
materia
de crédito y cobranzas al hacerse un
análisis
de ellas. Un negocio se ayuda mejor a sí mismo cuando sirve
mejor a su clientela, cuando comercia no sólo en vender sus
productos
y servicios, sino también en satisfacer los deseos y las
necesidades humanas. Ningún
gerente
de créditos puede servir bien a su negocio, a menos que
actúe en forma igual con el público.
La necesidad de ambos créditos, el comercial
y el del
consumidor,
está firmemente establecida en la
sociedad.
La satisfacción de éstas necesidades constituye el reto
profesional que debe enfrentar en la actualidad,
el hombre
dedicado a la gerencia de crédito.
El concepto administrativo de las cuentas por
cobrar destaca una importante actividad dentro de la empresa
que pone en
relieve
la necesidad de emprender estudios profundos y cuidadosos,
tendientes a lograr la máxima efectividad del
proceso
de ventas a crédito. Asimismo, en la cobranza de los
créditos otorgados en plazos normalmente establecidos por la
política
crediticia de la firma.
.
Desde el punto de vista financiero:
Desde el punto de vista financiero, las
cuentas por cobrar constituyen fondos comprometidos. Esto
significa una ampliación de los mismos en forma directa del
efectivo que debería percibirse de las ventas al crédito
concedido para facilitar las ventas y mejorar los
beneficios. Esto a su vez afecta el
flujo de caja
de una empresa, en vista de los efectos que tienen las
políticas relativas de la concesión de créditos y a las
políticas de cobranzas en la rapidez conque entren los
fondos a la firma. Asimismo, también se afectarán los
estados financieros
presupuestados, tanto
el estado
de ganancias y pérdidas como el
balance general
debido a los efectos de las decisiones que se tomen respecto
a las ventas a crédito y a las pérdidas por cuentas
incobrables. Así, desde el punto de vista financiero, las
cuentas por cobrar, representan un instrumento realmente
importante en la
función
financiera de una empresa. De una buena política de
concesión de crédito y de un buen
sistema
de cobros, dependerá la contribución de las cuentas por
cobrar a la provisión de fondos en las condiciones más
ventajosas y a la maximización de las utilidades de la
empresa.
Desde
el punto de vista económico:
Las cuentas por cobrar (el crédito)
representan un elemento con efectos decisivos en todos los
tipos el cielo de negocios. Los negocios en sus actividades
son entes dinámicos que pasan por una serie de etapas o
períodos en los cuales períodos de prosperidad alternan con
períodos de recesión. La confianza y voluntad para el
otorgamiento de crédito, monto y plazo de pago van a
depender en gran parte de el etapa en la cual se encuentre
el negocio.
En consecuencia, cuando un negocio se
recupera de un período de decadencia, invierte en
activos fijos,
los
precios
y las utilidades aumentan con el incremento de la
demanda;
al elevarse el
valor
de los
bonos
y las
acciones,
nuevos créditos se negocian fundamentados en ese aspecto. Se
necesita la utilización de la totalidad del
capital
y mano de obra para satisfacer la demanda. En una época de
depresión,
en la cual la demanda se nivela o es inferior a la
producción,
los comerciantes quedan con niveles de
inventarios
elevados que no pueden vender; se trata de acelerar el cobro
de las cuentas y
documentos
por cobrar, se venden bonos, acciones y activos fijos para
pagar a los acreedores y aumentar la liquidez de la firma;
la reducción de
personal
es característica de esta época.
En época de recesión, lo característico es
que un gerente sea pesimista y reacio a conceder créditos.
Así, la reducción en las ventas y en la actividad de los
negocios, a lo cual a su vez se une la
presión
a los
clientes
para que cancelen sus deudas a la empresa; cuando se trata
de créditos de plazos no vencidos, se les ofrecen a los
clientes atractivos descuentos por pagar antes de la fecha
de vencimiento de la deuda. Cuando la recesión alcanza su
punto más bajo, los gerentes de crédito intentan estimular
la recuperación de la empresa mediante el establecimiento de
una política crediticia más liberal. En las primeras etapas
de
cambio
en los negocios, si la confianza de los gerentes de crédito
en la capacidad de pago de sus clientes en el futuro los
hace demasiado flexibles en la concesión de los créditos, se
da un impulso a la sobre expansión con el consiguiente
peligro de
inversión
excesiva en cuentas por cobrar.
Lo anteriormente señalado respecto al enfoque
económico del crédito resalta el papel que desempeña el
crédito en las diversas etapas del ciclo de los negocios y
la incidencia que tiene el ciclo de los negocios en los
niveles de cuentas por cobrar, en la concesión y en la
restricción del crédito.
Los conceptos de cuentas por cobrar,
enfocados a través de cuatro puntos de vista diferentes dan
una idea de las diferentes actividades en la vida de una
empresa en las cuales las cuentas por cobrar desempeñan uno
de los roles más importantes, tanto en el aspecto Contable,
Administrativo y Financiero como el Económico.
OTRAS MODALIDADES DE CUENTAS POR COBRAR
En el presente trabajo se utiliza el nombre
de cuentas por cobrar para designar todos los
derechos
a cobrar de una empresa a corto plazo, por lo tanto, letras
de cambio, y otros documentos por cobrar que provengan de
las operaciones normales del negocio y recuperación esté
comprendida dentro del ciclo normal de operaciones del mismo
quedan contenidos en este concepto.
Generalmente el término de cuentas por cobrar
es utilizado para denominar los créditos concedidos en
cuenta abierta y recuperables a corto plazo; es decir, a
base de cargos y abonos en los cuales en muchos casos no se
requiere la utilización de comprobantes en los cuales figura
la firma del deudor como obligado a pagar. Así, se conceden
plazos razonables y descuentos por pronto pago, aspectos que
están formalizados en los documentos por cobrar antes
mencionados.
Sin embargo, ese formalismo no impide que
puedan ser estudiadas en conjunto bajo el rubro de cuentas
por cobrar ya que los aspectos relacionados con
Administración y control pueden usarse indistintamente,
salvo en los casos de
negociación
de documentos por cobrar, en los cuales es necesario un
tratamiento especial desde el punto de vista legal, contable
y financiero: Es importante considerar las disposiciones
legales que rigen los documentos negociables más usuales,
como letras de cambio y pagarés.
CAPITULO II
CONSIDERACIONES BÁSICAS SOBRE LA POLÍTICA DE
CREDITO DE LA EMPRESA Y RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION .
El principal objetivo de la administración de
cuentas por cobrar, salvo que las finanzas del negocio se
encuentran altamente limitadas, es hacer que el rendimiento
sobre la inversión sea elevado a su máximo nivel. Este
rendimiento permite lograr un
equilibrio,
que en las circunstancias propias de una empresa, resulta en
una combinación de índices de rotación y porcentajes de
utilidades. En la medida en que se otorguen créditos, se
están comprometiendo fondos y al mismo
tiempo
la capacidad del negocio para pagar sus
obligaciones;
no obstante, se facilitan las ventas de los productos
mejorando las utilidades. Por lo tanto, el equilibro debe
existir básicamente entre el beneficio obtenido de la
concesión del crédito (rendimiento) y la capacidad de
obtener los fondos suficientes para pagar las deudas
(liquidez) de tal manera que ese beneficio sea un indicador
del nivel a que se eleva el rendimiento sobre la inversión.
Así por ejemplo una empresa que ha realizado
durante el año 1975 un total de ventas por $1.70000 de los
cuales $1.19000 fueron a crédito y $51000 al contado, y si
obtuvo una utilidad neta después de impuestos por $1.20000 y
si el capital de dicha empresa es de $12.00000, su tasa de
rendimiento sobre la inversión (TRI) se calcula mediante la
siguiente fórmula:
Esto significa que se ha obtenido un
rendimiento de un 20%. Entonces el aporte al rendimiento
sobre la inversión de las ventas a créditos (ARI) se calcula
de la manera siguiente:
Esto significa que del rendimiento sobre la
inversión de 20% un 14% ha sido aportado por las ventas a
crédito partiendo del hecho de que en la misma proporción
que participan las ventas a crédito en el total de ventas
(70%), también participan en el rendimiento sobre la
inversión (70% de 20).
Naturalmente, que aún no han sido incluidos
el elemento riesgo ni los efectos de la inflación. Estos
factores debe tomarse en consideración en la determinación
de las posibles pérdidas por cuentas por cobrar no
recuperables (el ejemplo anterior se basaba en el supuesto
de que todas las cuentas por cobrar son recuperables), este
elemento va a ser factor determinante en la política de
concesión de créditos influyendo por lo tanto en el tamaño
de la inversión en cuentas por cobrar. Asimismo, la
inflación causará que
el dinero
que se recupere de las cobranzas tenga menos valor con los
aumentos del nivel de precios de los bienes y servicios de
la
economía
nacional.
CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE EL PROCESO DE
CONCESIÓN DE CREDITOS.
Considerando que la inversión en cuentas por
cobrar se hace en términos de riesgo, en el proceso de
concesión de créditos existen cuatro pasos básicos.
Desarrollo de una idea sobre la
calidad
del crédito.
Investigación
del solicitante del crédito.
Análisis del valor del crédito del
solicitante.
Aceptación o rechazo de solicitud de
créditos.
Desarrollo
de una idea sobre la calidad del crédito:
Se
refiere a la calidad del crédito que el solicitante tiene y
que la empresa tiene deseos de aceptar, tomando en cuenta un
punto limite en términos de riesgo. En este paso se
determina el grado de riesgo que la empresa está dispuesta a
aceptar. De la manera en que existen clientes de los cuales
se puede estar
seguro
de que pagarán sus cuentas, también hay clientes que tienen
menos posibilidades de pagarles. Todo va a depender en esta
etapa del beneficio incremental que se obtenga en la
concesión de crédito cuando se compare la utilidad que se
espera de la concesión de créditos adicionales, con la que
se dejaría de obtener si no se efectuase la venta a crédito
que aumentase el ingreso neto anual. Si observamos el
ejemplo de una empresa que aumenta sus ventas a crédito en
$1000, los costos incrementados por esta venta de un 65%,
gastos por cobranzas adicionales de un 6% (se excluyen
gastos fijos puesto que estos disminuyen con el mayor
volumen de ventas ya que se van diluyendo a medida que éstas
aumentan, se ha calculado que vender a ciertos clientes
representa un riesgo de un 7%.
Se podría establecer que el incremento en el
ingreso neto anual esperado, ocasionado por la venta de
$1000 a crédito se determinaría de la siguiente manera:
Ventas adicionales al
grupo
de Clientes con 7% de riesgo
Menos: Cuentas no cobrables
(7%)Ingreso de ventas incrementado
Costos de ventas incrementado(65%
de las ventas)
Gastos de cobranzas adicionales
(6% de las ventas)Total costos
adicionales
Incremento esperado en el Ingreso
neto anual |
$6.500
600 |
$1000
700$ 9.300
7.100
$2.200
===== |
Si se acepta este grupo de clientes para
efectuar la venta de Bs. 1000 con riesgo del 7%, se aumenta
el ingreso en Bs. 9.300 y los gastos en Bs. 7.100, o sea los
costos adicionales serían un 71% de las ventas adicionales
pero se obtendría sobre esas ventas incrementadas un aumento
en el ingreso neto de un 22%. De tal manera que el grado de
crédito va a depender del incremento en la utilidad que se
espere obtener por el incremento de las ventas mediante la
concesión de créditos. Supóngase ahora el mismo ejemplo pero
con un riesgo de un 30%.
Ventas
adicionales al grupo de Clientes con 30% de
riesgoMenos: Cuentas no cobrables (7%)Ingreso de
ventas incrementadoCostos de ventas
incrementado(65% de las ventas)Gastos de cobranzas
adicionales(6% de las ventas)Total costos
adicionalesIncremento esperado en el Ingreso neto
anual |
$6.500
600 |
$10003.000
$
7.000
7.100
$ (100) |
Puede observarse en este caso que
con un riesgo del 30% se espera una pérdida de $100 por lo
tanto en estos casos el grado de crédito debe ser
disminuido, hasta que por lo menos se obtenga un equilibrio
entre el porcentaje de utilidad esperado sobre la inversión
incrementada en cuentas por cobrar y el que normalmente
exige la empresa en sus
inversiones.De
acuerdo con lo anterior si una empresa desea determinar cual
es el grado máximo de riesgo que puede aumentar sus ventas a
crédito, y si normalmente exige un margen neto de ganancia
de un 25% entonces el máximo riesgo a aceptar en la
concesión de créditos sería (supóngase el ejemplo
anterior):Aumento
en las ventas =$1000Aumento del Ingreso neto anual = 25% de
$1000Aumento en el
costo
de venta = 65% de 1000 = 6.500Gasto de cobranza adicional =
6% de 1000 = 600Entonces
el riesgo máximo por cuentas no cobrables sería:Aumento en
las ventas – (cuentas no cobrables + gastos adicionales) =
aumento del ingreso neto anual2.500
= 1000 – (cuentas no cobrables + 6.500 + 6.000)Cuentas no
cobrables = 1000 – 7.100 – 2.500Cuentas no cobrables =
400Lo
que significa que el máximo de riesgo que debe asumir la
empresa por concepto de la venta de $1000 para que se
obtenga una ganancia de un 25% sobre las nuevas ventas debe
ser de un 4%.Las consideraciones anteriores revelan que las
condiciones riesgosas en las cuales se efectúan ventas
adicionales implican además aumentos de los costos y s estos
costos exceden el beneficio que reportan entonces se debe
dejar de efectuar la venta a crédito.
Investigación
del solicitante de crédito.
La decisión de conceder crédito lógicamente
va a estar basada en la
información
que se obtenga del
cliente
para tales efectos.
A pesar de la existencia de muchas
fuentes de información
crediticia, es obvio que se incurra en gastos para
obtenerla. En algunos casos, en particular para pequeñas
cuentas, es posible que el costo de obtener la información
sea superior a la
rentabilidad
potencial de la cuenta; entonces la firma tendrá que
conformarse con una información muy limitada para
fundamentar sus decisiones en la concesión de créditos. Otro
aspecto, además del costo que la firma debe tomar en
consideración, es el tiempo que requiere investigar al
solicitante de crédito. No debe mantenerse en perspectiva a
un cliente por un tiempo muy prolongado, en espera de que se
termine una compleja investigación de sus antecedentes por
lo que la cantidad de información de que se disponga debe
ser adecuada al tiempo que se dedique a investigar al
cliente y al gasto en que se debe incurrir en la obtención
de información. Consecuentemente, los aspectos costo de la
investigación y tiempo de duración de la misma van a ser los
factores que el analista de créditos deberá considerar y
podrá utilizar los siguientes
medios
de información.
Estados Financieros.
Informe de Agencia.
Informes Bancarios.
Intercambio de Información.
Otras
fuentes
de información o experiencia de la propia empresa.
Estados Financieros:
Constituyen una de las principales fuentes de
información para la
evaluación
de solicitantes de créditos; tanto el balance general como
el
estado
de pérdidas y ganancias aportan
datos
financieros sumamente importantes sobre el solicitante. Así,
el balance general permite determinar la capacidad de pagos
del cliente haciendo un análisis de su posición financiera a
corto plazo. El estado de pérdidas y ganancias mostrará el
potencial de la empresa solicitante para generar
ingresos
capaces de respaldar sus deudas.
Estos estados financieros deben ser
suministrados por los mismos clientes y será más confiable
la información que contengan si han sido auditados por
firmas reconocidas de contadores públicos. De las
conclusiones que se obtengan del análisis de los estados
financieros de los futuros clientes, dependerá la aceptación
o el rechazo de su solicitud.
Informe de Agencia:
Puede obtenerse también información sobre los
futuros clientes utilizando los servicios de una agencia
especializada en
investigaciones
de solicitantes de crédito. Este tipo de agencia realiza el
estudio correspondiente y transmiten la información a la
empresa acreedora sobre el análisis de crédito:
Aproximadamente el
patrimonio
neto del solicitante de crédito.
Una apreciación del límite de crédito que
puede concederse.
Si la información disponible es insuficiente
para evaluar un determinado negocio.
Una breve
historia
de las empresas solicitantes de crédito y de sus principales
socios y directivos.
Los resultados de una
encuesta
entre
proveedores
(otros acreedores) sobre su experiencia con el solicitante
de crédito en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones.
La
calidad de la información que obtienen estas agencias
investigadoras va a estar afectada por:
La cantidad de información que puede obtener
la agencia investigadora del solicitante. Tal información
debe ser representativa de su valor crediticio.
El grado de colaboración que el solicitante
de crédito preste a la agencia, suministrando información
que permita formarse una opinión respecto a las
posibilidades de otorgamiento de crédito.
Estos dos últimos aspectos son de gran
significación y constituyen la base principal para que la
agencia encargada pueda obtener los datos necesarios para
evaluar al solicitante investigado.
Informes Bancarios:
A través de los Departamentos de Crédito de
los
Bancos
también puede obtenerse información sobre el solicitante de
crédito. los oficiales de crédito de estos departamentos
practican verifican los antecedentes de los solicitantes de
créditos para sus clientes para producir un
informe
que permita tomar una decisión de otorgar o no el crédito.
A través de las referencias bancarias es
posible determinar:
Saldos promedios en cuentas corrientes
y de ahorros.
Inversiones a corto y largo plazo en
papeles comerciales bancarios.
Créditos a corto y/o largo plazo
otorgados al solicitante y cumplimiento con los pagos.
Imagen del solicitante ante el
banco
(o los bancos) con el cual tenga relaciones. Los bancos de
datos de las
redes
de información de las
instituciones
bancarias pueden suministrar información sobre este
particular
Es habitual que los acreedores exijan a sus
futuros deudores referencias bancarias y de la calidad de
estas referencias puede depender la aceptación o rechazo de
la solicitud de crédito.
Intercambio de información
Esta otra forma de investigar a los
solicitantes de crédito consiste en el intercambio de
información entre empresas que efectúan ventas a un mismo
cliente. Este medio de obtener información permite
determinar:
Tiempo durante el cual el solicitante ha
sido cliente de la empresa que suministra la información.
Créditos máximos que le han sido otorgados
al solicitante.
Crédito actual del solicitante.
Cumplimiento en los pagos.
La
información que se obtenga de las empresas acreedoras del
cliente solicitante proporcionan una referencia bastante
amplia al analista de crédito. Tal información contribuirá a
formar las bases en que se apoyará la gerencia de crédito
para la toma de una decisión respecto a la concesión de
créditos.
tras fuentes de información y experiencia de
la empresa
Además de las fuentes anteriormente
señaladas, para investigar a un solicitante de crédito
pueden utilizarse también los servicios de los vendedores.
Estos pueden informar sobre la localización y condiciones
del negocio del cliente, sobre las condiciones de
competencia
locales, forma de
organización
del negocio, si es como
persona
natural, sociedad de personas, o como persona jurídica (sociedad
anónima,
sociedad de responsabilidad
limitada,
o cualquier otra variante de persona jurídica). Observando
las
marcas
de las mercancías almacenadas en las estanterías de los
futuros clientes que comercian al detal los vendedores
pueden obtener los nombres de otros proveedores de los
mismos. Se puede entonces investigar con los proveedores de
las marcas observadas por los vendedores el tipo de
experiencia de crédito mostrada por el solicitante sobre el
cual se efectúa la averiguación.
No obstante, no se puede otorgar plena
confianza a los
informes
que elaboren los vendedores sobre el valor crediticio de los
solicitantes de crédito. Debe considerarse que la
realización de la venta es el máximo objetivo de los
vendedores que generalmente no son responsables de los
cobros y están motivados por el estímulo que producen las
comisiones que devengan por colocar dichas ventas.
También podría obtenerse información de las
asociaciones de
comercio,
oficinas comerciales, bufetes de abogados y
manuales
de inversión y firmas especializadas en suministrar
información sobre el valor crediticio de los clientes.
La utilización de estas fuentes de
información se hace más necesaria en la medida que desee
formar un juicio sobre el crédito que se puede conceder,
entre los aspectos más importantes se consideran:
Beneficio esperado de la venta a
crédito que se espera realizar, por lo cual se debe tener
sumo cuidado en relacionar los costos incurridos en la
investigación con el beneficio que se espera obtener de la
venta a crédito.
El grado de certidumbre que se tendrá
sobre el cumplimiento de pago por parte del cliente.
El sistema de control existente para
las cuentas por cobrar y las recuperaciones de las mismas,
tomando en consideración períodos de cobro, costo de las
cobranzas y pérdidas en cuentas de cobros dudosos.
En lo que se refiere a negocios de ventas al
detal, no se maneja ya el crédito comercial, o sea el
crédito entre empresas, sino el crédito al consumidor. La
labor de crédito en negocios de ventas al detal consiste más
que todo en préstamos directos a los consumidores,
extendidos por instituciones financieras, como bancos
comerciales y
organizaciones
financieras para préstamos personales, así como también
créditos concedidos a individuos para adquirir artículos de
consumo.
En este tipo de negocios, como las ventas a
crédito son predominantemente de montos relativamente bajos,
los costos de investigar a los solicitantes de crédito deben
ser limitados puesto que debe tomarse en cuenta el beneficio
que se obtendrá de la venta. Igualmente que en el caso del
crédito comercial, tanto el costo de la investigación del
solicitante, así como el tiempo que se tome realizar la
investigación son aspectos que deben manejarse con sumo
cuidado, puesto que como se dijo anteriormente el costo de
la investigación debe ser racional con respecto a la
utilidad que se espera de la venta y el tiempo que demore la
investigación del cliente debe ser lo más corto posible para
que éste pueda obtener una respuesta concreta y rápida
respecto a la aceptación o rechazo de sus solicitud. La
demora en la respuesta a un cliente puede ocasionar la
pérdida de éste las con obvias consecuencias en el volumen
de ventas.
Para las investigaciones de crédito al
consumidor se puede recopilar información de la siguiente
manera:
Obteniendo la información del mismo cliente
solicitándole referencias bancarias, personales, de trabajo,
de ingresos personales totales y/o familiares, y
comerciales.
Investigación en el banco donde el cliente
tiene su cuenta, para obtener una idea general de sus saldos
promedios o si sus relaciones con la institución bancaria
son satisfactorias.
Comprobando las costumbres de pago del
cliente.
Mediante
entrevistas
personales con el cliente.
La forma de la solicitud de créditos puede
requerir que el cliente proporcione información referente a
su lugar de trabajo, número de años que ha estado empleado,
cargo que ocupa y sueldo, cargas familiares, su residencia,
si vive en casa propia, alquilada, hipotecada, o con
familiares, si posee ingresos adicionales, otras
obligaciones que tenga el cliente con diversos acreedores y
monto de estas obligaciones. En lo que se refiere a la
información concerniente al
empleo,
esta puede ser comprobada exigiéndole al solicitante la
constancia de trabajo, debidamente autenticada por una
autoridad
competente de la empresa en que presta servicios, o más
rápidamente, por
teléfono
puede verificarse la residencia y el empleo con una simple
llamada. También puede obtenerse la información mediante
entrevista
directa con el solicitante, el investigador del crédito
puede formarse un juicio al notar la manera de vestir del
cliente, expresiones y reacciones ante la información que se
le requiere. Las firmas de contadores públicos también
pueden dar fe de los ingresos totales de los solicitantes y
omitir opiniones sobre su situación financiera.
Las ventas a crédito al detal no requieren
una investigación tan exigente como el crédito comercial;
sin embargo, de ninguna manera son menos riesgosas; además,
exigen mucha
atención
sobre todo en el establecimiento de un buen control de
cobranzas.
VALOR CREDITICIO DEL SOLICITANTE
Tomando como base la información obtenida en
la investigación del futuro deudor se debe estimar la
probabilidad
de que este pague sus cuentas, así como determinar si esta o
no dentro de los limites de aceptación.
Las "Cuatro Ces" del Crédito
En el crédito comercial, la decisión respecto
al grado de riesgo de un solicitante de crédito, es
básicamente un asunto de juicio. Esta decisión involucra que
se tomen en cuenta cuatro criterios fundamentales, a los que
comúnmente las conoce como las cuatro CES del crédito y
están integradas por:
Capital.
Capacidad.
Carácter.
Condiciones.
Capital
Comprende
los
recursos
financieros mostrados por el solicitante del crédito en su
balance general. Estos recursos financieros darán una idea
de los activos de que dispone el cliente para respaldar sus
obligaciones. Se realiza un análisis de su situación a corto
plazo utilizando los diferentes índices de análisis de
activo circulante como razón del circulante prueba del ácido
o razón de solvencia inmediata, rotación de cuentas por
cobrar, período medio de cobros y rotación de inventarios,
en algunos casos, se puede estimar la antigüedad promedio de
las cuentas por pagar del solicitante de crédito también
comparando las cuentas por pagar con las
compras,
así como las cuentas por cobrar con las ventas, para
relacionar capacidad de cobertura de pasivo a corto plazo.
Capacidad.
Se
refiere a la experiencia de los funcionarios de la empresa
solicitante de crédito y a la habilidad mostrada por ésta
para funcionar con
éxito,
el grado de este éxito estará indicado por la trayectoria
histórica de sus utilidades.Tanto la historia de las
utilidades de la empresa solicitante como su potencial para
producirlas pueden determinarse a través del análisis de los
estados de ganancias y pérdidas de los últimos años. No
obstante, el estudio de la capacidad de la empresa a través
del estado de pérdidas y ganancias debe ser realizado en
relación con los aspectos referentes al capital, tomando en
cuenta el análisis del activo a corto plazo.
Carácter:
Considera
los aspectos concernientes a
la personalidad
del solicitante. Así, toma en cuenta la honradez y la
sinceridad de los propietarios y la forma de
dirección
de la empresa solicitante de crédito. La
personalidad
constituye la principal consideración para determinar los
riesgos
de crédito, lo cual involucra:
responsabilidad
normal y absoluta, honradez e integridad.En conclusión,
determinar la personalidad es una difícil, si no imposible,
tarea. La personalidad implica apariencia, y esta puede ser
engañosa. Una presunción razonable de la personalidad basada
totalmente en la apariencia, es lo mejor que un gerente de
crédito puede esperar hacer. En consecuencia, debe usar todo
recurso a su disposición para asegurarse de que cada
candidato para crédito, tiene las cualidades de
honorabilidad e integridad que le harán siempre bien
dispuesto y determinado a pagar sus deudas, el crédito es
inconcebible sin la confianza".La evaluación de la
personalidad debe ser uno de los criterios fundamentales que
deben considerarse en las decisiones sobre crédito, un
reflejo engañoso de la personalidad puede conducir al
reflejo de una situación falsamente atractiva y
consecuentemente inducirá a decisiones erróneas. Este
reflejo de la personalidad es también importante al
considerarse el costo y el tiempo que limitan la extensión y
escrupulosidad hasta donde pueda ser realizada la
investigación.
Condiciones:
Este criterio se refiere a la posibilidad de
establecer limitaciones o restricciones especiales para la
concesión de crédito a cuentas a que no inspiran confianza.
También se usa el término condiciones para expresar la
situación favorable, desfavorable tanto actual como futura
en que se encuentra la empresa solicitante de crédito, en
vez de la imposición de restricciones. Cuando se predicen
condiciones favorables, frecuentemente, llevan a una
expansión imprudente del crédito. En tanto que las
condiciones desfavorables ocasionarían un hecho contrario.
Un gerente de crédito debe estar en
conocimiento
de que las condiciones favorables están basadas en una fecha
adecuada y en una correcta
interpretación
de la información disponible.
De cualquiera de las dos maneras que se
enfoque este criterio, puede interpretarse como un factor
importante en el proceso de concesión de crédito puesto que
de una u otra forma lo utilizará el encargado del análisis
de crédito, bien para establecer restricciones al crédito en
cuentas que son dudosas o bien para formularse un juicio de
las condiciones actuales o futuras del solicitante de
crédito.
Los criterios anteriormente citados pueden
también ser aplicados, tanto al crédito comercial como al
crédito a consumidores. Los solicitantes de crédito personal
pueden ser juzgados basándose en los criterios de capital (
propiedades personales), capacidad ( potencial de ingresos
personales, sueldos mensuales, etc. ),
carácter
( personalidad, honradez, integridad) y condiciones (
limitaciones al crédito según su situación actual y
tendencia prosperar).
DECISION SOBRE LA SOLICITUD DE CREDITO
Una vez que se haya obtenido la información
sobre el futuro deudor, ésta debe ser analizada y para
llegar a conclusiones de si aceptar o no una solicitud de
crédito. El análisis puede hacerlo sobre una base
cuantitativa utilizando
indicadores financieros;
tales como, índices de liquidez, rotación, patrimonio de la
firma solicitante del crédito, determinando así la capacidad
del cliente para atender sus obligaciones. Pese a lo que
puedan resolver las técnicas señaladas, la decisión final es
básicamente cuestión de juicio personal del analista de
crédito quien se encarga de evaluar la información
disponible
Siempre resulta difícil para los funcionarios
de crédito descubrir, en lo que se refiere a cuentas nuevas
y las que ya estén en los libros, las cuentas que revisten
un alto riesgo.
El problema fundamental en la
evolución
de crédito consiste en determinar:
Las cuentas que son de reconocido alto
riesgo a las cuales se les otorgará crédito.
Monto del crédito.
.- Condiciones del crédito: período de pago,
número de pagos y
tasa de interés.
La persona responsable del otorgamiento del
crédito, al tomar la decisión al respecto, estará consciente
del grado de riesgo, cuanto es el monto del crédito que se
pueda conceder y establecerá las condiciones en que se
aceptará su solicitud de crédito. Por tanto, cualquier
pérdida que hubiese siempre y cuando éste comprendida entre
los niveles de riesgo estimados se pudiera considerar un
hecho completamente normal. Por consiguiente, en el
cálculo
de la utilidad marginal que resulte de la venta adicional
debe estar contemplada la estimación de cualquier perdida de
acuerdo al riesgo estimado
PRINCIPALES
INDICADORES
FINANCIEROSAPLICABLES
A LA SOLICITUD DE CRÉDITO.
La capacidad y capital de un solicitante de
crédito pueden ser elevados utilizando índices financieros
como.
Razón de circulante.
Prueba del ácido o razón de solvencia
inmediata.
Rotación de cuentas por cobrar y periodo
medio de cobros.
Periodo medio de pago antigüedad de las
cuentas por pagar.
Rotación de inventarios.
Margen de utilidad neta operativa
Razón de circulante.
Este índice financiero indica la capacidad
que tiene la empresa para cubrir obligaciones a corto plazo.
Se obtiene dividiendo el total del activo circulante del
negocio, entre el total del pasivo circulante.
Así pues, la razón de circulante se calcula
de la siguiente manera:
Así pues una empresa que tenga activos
circulantes por $30000 y pasivos circulantes por $10000 su
razón de circulante será:
Lo cual significa que por cada $1 de deuda a
corto plazo que tiene la empresa cuenta con $3 en activos
circulantes para respaldar sus deudas a corto plazo.
Prueba del ácido o razón de solvencia
inmediata (RSI)
Se determina esta razón de una manera similar
a la anterior pero excluye los inventarios del activo
circulante. Entonces la formula sería:
Así si una empresa tiene $30000 en activos
circulantes, el
inventario
de mercancía es de $12000, y su pasivo circulante es de
$10000, su razón de solvencia inmediata (RSI)sería:
Lo cual significa que por cada $1 de deuda a
corto plazo que tiene la empresa cuenta con $1.80 en activos
disponibles y exigibles para respaldar sus obligaciones
corrientes.
Rotación de cuentas por cobrar y periodo
promedio de cobranza
Estos indicadores son utilizados
alternativamente para medir la liquidez de las cuentas por
cobrar.
Rotación de las cuentas por cobrar
La rotación de cuentas por cobrar se calcula
dividiendo el total de ventas netas entre el saldo a fin de
año de las cuentas por cobrar entonces:
Si la empresa tiene al final de año cuentas
por cobrar por $25000, y las ventas fueron $1.50000, la
rotación sería:
Período promedio de cobranza
Si dividimos los 12 meses del año entre las
veces que rotan las cuentas por cobrar, se obtendría el
tiempo promedio en que la empresa cobra sus cuentas.
Así: 12 meses/ 6 = 2 meses
Lo significa que el periodo medio de cobro de
los $25000 en cuentas por cobrar es de 2 meses.
Utilizando la fórmula directa del periodo
medio de cobranza puede obtenerse un resultado similar:
Entonces según el ejemplo anterior, aplicando
la fórmula:
Como 60 días es igual a 2 meses, se obtiene
un resultado análogo al obtenido con el cálculo de la
rotación.
Período medio de pago.
Se utiliza un
procedimiento
similar al anterior pero correlacionado las cuentas por
pagar con las compras.
Así:
Si la empresa tiene cuentas por pagar a fin
de año por Bs.6000, y sus compras fueron de Bs. 90000
entonces su período medio de pago será de:
Lo que significa que la empresa sobre un
saldo de $6000 de acuerdo al nivel de compras efectúa sus
pagos en lapsos promedios de tiempo de 24 días.
Rotación de inventarios.
Este indicador puede reflejar la rapidez del
flujo de fondos que circula por las alzas o bajas del nivel
de inventarios. Esta relación proporciona una idea si los
inventarios son eficientes o excesivos en relación con el
volumen de ventas. Puede calcularse el índice de rotación de
inventarios dividiendo el costo de ventas entre el promedio
de ventas entre el promedio de inventarios del año, este
promedio a su vez se obtiene sumando el inventario inicial
del año más el inventario final y dividiéndolo entre dos
entonces:
Por ejemplo: si una empresa, durante un
determinado período, su costo de ventas fue de $1.30000, su
inventario inicial fue de $14000 y su inventario a fin de
año fue de $1500 Su rotación sería:
Lo que significa que el inventario se ha
vendido 8.97 veces durante el el período corriente de
operaciones
Margen de utilidad neta operativa.
Este margen indica el beneficio de la empresa
en relación con el valor de sus ventas. Este margen de
utilidad indica la
eficiencia
relativa de la empresa después de tomar en cuenta todos sus
gastos impuestos e intereses. Excluye las perdidas no
operativas.
También puede utilizarse la utilidad neta del
año, o la utilidad bruta, según lo que se quiera analizar
con este índice.
Así, si una empresa realizó ventas por
$4000000 y su utilidad neta en operaciones fue de $16.00000,
entonces su margen de utilidad neta operacional sería:
Los índices anteriormente descritos pueden
obtenerse de los estados financieros que presenten los
solicitantes de crédito. No obstante, es necesario que estos
sean comparados con otros de años anteriores y/o con otras
empresas del mismo ramo. Por esta razón, deben solicitarse
los estados financieros de varios de los últimos años, para
así
poder
llegar a conclusiones más precisas observando la tendencia
de la empresa a través de estas
herramientas
de análisis y también en relación con empresas del mismo
ramo.
Los conceptos esbozados en este capítulo,
constituyen un conjunto de ideas y criterios básicos que,
normalmente, pueden ser utilizados por cualquier empresa
para la formulación de sus políticas de concesión de crédito
y que servirá de patrón para el control del tamaño o nivel
de la inversión en cuentas por cobrar.
CAPITULO III
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS.
Los diferentes procedimientos de cobro que
aplique una empresa están determinados por su política
general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito,
concediendo un plazo razonable para su pago, es con la
esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los
términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio
previsto en la operación. En materia de política crediticia
se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales
son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas
racionales.
Políticas
restrictivas.
Caracterizadas por la concesión de créditos
en períodos sumamente cortos,
normas
de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva.
Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en
cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de
fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de
políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las
ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja
que las que se pudieran tener con niveles más elevados de
ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
Políticas
Liberales.
Como oposición a las políticas restrictivas,
las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan
créditos considerando la competencia, no presionan
enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes
en condiciones y establecimientos de períodos para el pago
de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia
un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como
también en las pérdidas en cuentas incobrables. En
consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos
compensadores en las ventas y utilidades.
Políticas
racionales.
Estas políticas son aquellas que deben
aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo
normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el
propósito de que se cumpla el objetivo de la administración
de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en
general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento
sobre la inversión de la empresa
Se conceden los créditos a plazos razonables
según las características de los clientes y los gastos de
cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a
efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.
COSTOS DE LAS COBRANZAS.
Una de las variables principales de la
política de cobranza es el costo de los procedimientos de
cobranza, situado dentro de ciertos
límites,
mientras mayores sean los gastos de cobranza menor será la
proporción de incobrables y el lapso medio de cobro. No
obstante la relación entre costo de las cobranzas y
eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros gastos
de cobranza es probable que produzcan muy poca reducción de
las cuentas incobrables; pero a medida que se van aumentando
los gastos, estos comienzan a tener un efecto significativo
en este sentido, pero a partir de un punto, si se siguen
incrementando los gastos de cobranza, se tiende a producir
cada vez menos reducción de la pérdida a medida que estos
gastos se vayan agregando.
Esta relación técnica entre gastos de
cobranza y porcentaje de pérdida por cuentas incobrables
puede expresarse gráficamente utilizando un sistema de
coordenadas cartesianas. En el eje de las (x) se colocan los
gastos de cobranza y en el eje de las (y) los porcentajes
(%) de pérdidas. (Véase Gráfico III.1).
En el gráfico III.1 puede observarse como
disminuyen las pérdidas por cuentas incobrables en la medida
que se aumentan los gastos de cobranza, hasta llegar a un
punto de saturación (KI).
Al nivel de este punto de saturación, si se continúan
aumentando los gastos de cobranza no serán significativos
las disminuciones en las pérdidas.
Se debe considerar seriamente que los gastos
de cobranza deben siempre compararse con las sumas de dinero
que se traten de recuperar. No resulta económicamente
beneficioso recuperar el valor de una cuenta cuyos gastos de
cobranza exceden el monto a rescatar: También es
recomendable estudiar con seriedad aquellos casos en los
cuales está permitido cargar a la cuenta del cliente los
gastos de cobranza para que éstos puedan ser aplicados en
forma razonable.
Los gastos de cobranza de una empresa guardan
íntima relación con las políticas y procedimientos de cobro.
En la medida que una empresa sea más restringida en el
otorgamiento de crédito y más agresiva en sus procedimientos
de cobro reduce sus pérdidas en cuentas incobrables; no
obstante corre el riesgo de que disminuyan sus ventas y
aumenten sus gastos de cobranza al hacer un mayor uso de
personal para labores de cobranzas. Esta función agresiva se
caracteriza por el envío constante de
cartas,
telegramas, llamadas telefónicas, uso de bufetes de
abogados,
procedimientos judiciales, etc. cuando una empresa
use medidas liberales en la concesión de créditos y utiliza
procedimientos de cobranza deficientes aumentaría su volumen
de ventas, sus gastos de cobranza serían bajos pero las
pérdidas en cuentas incobrables aumentarían.
CAPITULO III
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS.
Los diferentes procedimientos de cobro que
aplique una empresa están determinados por su política
general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito,
concediendo un plazo razonable para su pago, es con la
esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los
términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio
previsto en la operación. En materia de política crediticia
se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales
son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas
racionales.
Políticas
restrictivas.
Caracterizadas por la concesión de créditos
en períodos sumamente cortos,
normas
de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva.
Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en
cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de
fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de
políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las
ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja
que las que se pudieran tener con niveles más elevados de
ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
Políticas
Liberales.
Como oposición a las políticas restrictivas,
las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan
créditos considerando la competencia, no presionan
enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes
en condiciones y establecimientos de períodos para el pago
de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia
un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como
también en las pérdidas en cuentas incobrables. En
consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos
compensadores en las ventas y utilidades.
Políticas
racionales.
Estas políticas son aquellas que deben
aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo
normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el
propósito de que se cumpla el objetivo de la administración
de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en
general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento
sobre la inversión de la empresa
Se conceden los créditos a plazos razonables
según las características de los clientes y los gastos de
cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a
efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.
COSTOS DE LAS COBRANZAS.
Una de las variables principales de la
política de cobranza es el costo de los procedimientos de
cobranza, situado dentro de ciertos
límites,
mientras mayores sean los gastos de cobranza menor será la
proporción de incobrables y el lapso medio de cobro. No
obstante la relación entre costo de las cobranzas y
eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros gastos
de cobranza es probable que produzcan muy poca reducción de
las cuentas incobrables; pero a medida que se van aumentando
los gastos, estos comienzan a tener un efecto significativo
en este sentido, pero a partir de un punto, si se siguen
incrementando los gastos de cobranza, se tiende a producir
cada vez menos reducción de la pérdida a medida que estos
gastos se vayan agregando.
Esta relación técnica entre gastos de
cobranza y porcentaje de pérdida por cuentas incobrables
puede expresarse gráficamente utilizando un sistema de
coordenadas cartesianas. En el eje de las (x) se colocan los
gastos de cobranza y en el eje de las (y) los porcentajes
(%) de pérdidas. (Véase Gráfico III.1).
En el gráfico III.1 puede observarse como
disminuyen las pérdidas por cuentas incobrables en la medida
que se aumentan los gastos de cobranza, hasta llegar a un
punto de saturación (KI).
Al nivel de este punto de saturación, si se continúan
aumentando los gastos de cobranza no serán significativos
las disminuciones en las pérdidas.
Se debe considerar seriamente que los gastos
de cobranza deben siempre compararse con las sumas de dinero
que se traten de recuperar. No resulta económicamente
beneficioso recuperar el valor de una cuenta cuyos gastos de
cobranza exceden el monto a rescatar: También es
recomendable estudiar con seriedad aquellos casos en los
cuales está permitido cargar a la cuenta del cliente los
gastos de cobranza para que éstos puedan ser aplicados en
forma razonable.
Los gastos de cobranza de una empresa guardan
íntima relación con las políticas y procedimientos de cobro.
En la medida que una empresa sea más restringida en el
otorgamiento de crédito y más agresiva en sus procedimientos
de cobro reduce sus pérdidas en cuentas incobrables; no
obstante corre el riesgo de que disminuyan sus ventas y
aumenten sus gastos de cobranza al hacer un mayor uso de
personal para labores de cobranzas. Esta función agresiva se
caracteriza por el envío constante de
cartas,
telegramas, llamadas telefónicas, uso de bufetes de
abogados, procedimientos judiciales, etc. cuando una empresa
use medidas liberales en la concesión de créditos y utiliza
procedimientos de cobranza deficientes aumentaría su volumen
de ventas, sus gastos de cobranza serían bajos pero las
pérdidas en cuentas incobrables aumentarían.
L ANÁLISIS LINEAL DE
PUNTO DE EQUILIBRIO
Y LOS
GASTOS
DE COBRANZAS.
Los gastos de cobranzas, constituyen el
esfuerzo realizado por
la empresa
para recuperar las
cuentas por cobrar
medido en términos de unidades monetarias. Por constituir un
costo
expirado, aplicable al período normal de
operaciones
en el cual se incurrirá, el incremento de los gastos de
cobranza ocasiona una disminución de las utilidades.
Asimismo, los gastos de cobranza afectan el
procedimiento
de recuperación de
créditos.
Se debe tomar en consideración que el monto de las cobranzas
nunca debe ser inferior a los gastos incurridos con esa
finalidad. Un
concepto
de gran ayuda que permite hacer una comparación entre la
compensación de gastos de cobranza con cobros es el del
Punto de
Equilibrio.
Esta importante herramienta de
análisis financiero
puede servir de gran ayuda en
la administración
y
control
e
cuentas
por cobrar.
El concepto de Punto de Equilibrio, al asumir
que los
ingresos
y los
costos
son
funciones
lineales de la cantidad de
producto
por fabricar y vender simplifica el
análisis
de su relación con la
utilidad.
El punto de equilibrio se observa cuando los ingresos
igualan a los costos totales.
Si se tiene costos fijos ( Cf. ) y costos
totales
variables
( Ctv ), los costos totales ( Ct ) serian: Ct + Ctv.
Si se desea calcular el numero de unidades (
n ) que deben ser vendidas anualmente y a un
precio
por unidad ( p ) y a un costo variable por unidad ( Cvu ),
de tal manera que se obtenga un equilibrio entre ingreso y
costos entonces cave expresar la formula anterior de la
siguiente manera:
Como Ctv = Cvu. N
I = P.N
Entonces : P.N. = Cf + Cvu. N
Al despejar (N) quedaría la expresión
Este concepto puede ser expresado
gráficamente utilizando un
sistema
de coordenadas. Se colocan en el eje de las abscisas (x) las
unidades que deben ser producidas o vendidas y en el eje de
las ordenadas (y) los costos e ingresos, y se obtendrá el
punto equilibrio donde se intercepte la recta de costos
totales con la de ingresos ( véase gráfica III.2) en el
punto señalado.
Como (Pe) es el punto de equilibrio y los
costos totales son iguales al total de los ingresos, las
ventas
que se realicen por debajo de ese punto de equilibrio
significaran perdidas, y por encima se obtendrán utilidades.
Aplicando este mismo concepto a la relación
cobros – gastos de cobranza podría expresarse diciendo que
el punto equilibrio en este sentido se obtiene cuando el
monto del total de los gastos de cobranza igualen a la
totalidad de los cobros efectuados.
GRAFICA III.2
Si se denomina a los cobros (C) y a los
gastos de cobranza (Gc) entonces el punto de equilibrio
estaría dado por C = Gc. Esto indicaría que realizando
cobranzas iguales a sus costos no habría pérdidas ni
ganancias
derivadas
el procedimiento de cobranzas y hasta que punto es
conveniente aumentar los gastos de cobranza de modo que se
obtengan beneficios razonables.
Los gastos de cobranzas pueden ser
clasificados en:
Gastos fijos (Gfc)
Gastos variables (Gvc)
Gastos
fijos de cobranza.
Son aquellos que se mantienen constantes para cualquier
monto de las cobranzas tales como:
Sueldos
fijos y otras asignaciones del
personal
de cobranza.
Seguros
de vida, vehículos, hospitalización, médico quirúrgico que
tenga la
empresa
para el personal de cobranza.
Gastos
variables de cobranza.
Son aquellos que varían en
función
de las gestiones que se hagan para realizar las
recuperaciones de cuentas por cobrar, como:
Comisiones
de cobradores, según el monto de las cobranzas que realicen.
Gastos
de
viajes
en gestiones de cobranza.
Honorarios
de abogados y otros gastos en los que se utilicen
procedimientos
jurídicos.
Gestiones
a través de oficinas de cobranzas ajenas a la empresa.
Cualquier
otro tipo de gasto que se haya de efectuar relacionado con
cobros y que no se realice con
carácter
permanente.
Luego de haber hecho esta distinción entre
gastos fijos y gastos variables de cobranza, puede
expresarse el costo total de cobranzas mediante la siguiente
expresión:
Gc = Gfc + Gvc
Donde:
Gc = Gastos totales de
cobranza.
Gfc = Gastos fijos de
cobranza.
Gvc = Gastos totales
variables de cobranza.
Como el punto de equilibrio
está dado por C = Gc sustituyendo a Gc en la fórmula
anterior quedaría:
C = Gfc + Gvc
En vista de que los gastos fijos hay que
efectuarlos cualquiera que sea el monto de las cobranzas,
lógicamente lo que conviene es determinar el monto de los
gastos adicionales que se deben realizar como máximo a fin
de que justifiquen las recuperaciones de cuentas por cobrar,
entonces expresando los gastos variables de cobranza como un
porcentaje de las cobranzas. Podría expresarse el término
Gvc = XC donde (X) sería el coeficiente que expresaría la
parte de los cobros, en tanto por uno que estaría destinada
a cubrir los gastos de cobranza, y de allí se obtendría el
porcentaje máximo de gastos de cobranza adicionales que
pueden ser aplicados a las recuperaciones de cuentas de tal
modo que los cobros no sean inferiores a las cantidades que
se gastan para efectuarlos.
Luego la ecuación original de punto de
equilibrio quedaría transformada en:
C = Gfc + XC
Despejando (C) en la
ecuación.
C – XC = Gfc.
Sacando (C) como factor
común:
C (1 – X) = Gfc
Gfc
Entonces C = ————————
1 - X
Luego para calcular (X)
Este procedimiento permite obtener un
coeficiente, que multiplicado por las cobranzas,
determinaría la cantidad máxima a invertir en gastos de
cobranzas para obtener el punto de equilibrio.
Así por ejemplo
una empresa
desea recuperar $12.000 y sus gastos fijos de cobranza son
de $3.000 entonces C = 12.000 y Gfc = 3.000, entonces los
gastos de variables de cobranza (Gvc = XC) serían:
O sea, un 75% del monto a cobrar.
Luego el punto de equilibrio está dado por:
12.000 = 3.000 + 75 x 12.000
Así; 12.000 = 3.000 + 9.000
Luego para obtener el equilibrio entre gastos
de cobranza y monto a cobrar, $9.000 sería la cantidad
máxima a cargar por este concepto.
Si se aumentasen los gastos variables a un
80% para recuperar los mismos $12.000, entonces se obtendría
un excedente de gastos de cobranza sobre los cobros así:
Gc = 3.000 + 80 x 12.000
Gc = 3.000 + 9.600
Gc = 12.600
Lo que significa que los gastos excederían
los cobros en $600, y la empresa estaría recuperando sus
cuentas en una situación desventajosa. Para obtener el
equilibrio para 80% de gasto de cobranza se utiliza la
fórmula:
De acuerdo a lo anterior la empresa debe
aplicar sus gastos de cobranza por debajo del porcentaje
punto de equilibrio, en este caso 75%, no obstante debe
tener sumo cuidado en no bajarlos demasiado puesto que se
disminuiría también el esfuerzo hecho para efectuar las
cobranzas aumentando la posibilidad de perdidas en cuenta
malas.
Para representar gráficamente la relación
lineal de equilibrio en cobros y gastos de cobranza, se
utiliza un sistema de coordenadas cartesianas similar al
citado anteriormente. En el eje de las ordenadas (y) se
ubicaran los cobros y los gastos de cobranza y en el eje de
las abscisas (x) se colocarían los porcentaje de gastos
variables que se apliquen al monto de las cobranzas ( véase
gráfico III.3 )
Para el caso del ejemplo de recuperación de
$12.000, para diferentes niveles de gastos de cobranza
podrían representarse gráficamente por
datos
hipotéticos que se presentan en la tabla III.1.
GRAFICA III.3
GRAFICO III.4
TABLA III.1
RELACION ENTRE LOS COSTOS TOTALES DE
COBRANZA, COBRANZAS TOTALES Y PUNTOS DE EQULIBRIO
Cobros
$ |
Gastos fijos de
Cobranza
$ |
% de Gastos
Variables
Cobranza $ |
Gastos variables
de cobranza
$ |
Gastos de
Cobranza
$ |
Cobros Punto de Equilibrio
$ |
12.000 |
3.000 |
10 |
1.200 |
4.200 |
3.333,30 |
12.000 |
3.000 |
20 |
2.400 |
5.400 |
3.750 |
12.000 |
3.000 |
25 |
3.000 |
6.000 |
4.000 |
12.000 |
3.000 |
50 |
6.000 |
9.000 |
6.000 |
12.000 |
3.000 |
60 |
7.200 |
12.200 |
7.500 |
12.000 |
3.000 |
75 |
9.000 |
12.000 |
12.000 |
12.000 |
3.000 |
80 |
9.600 |
12.600 |
15.000 |
NOTA: Datos hipotéticos. Ejemplo y
modelo
diseñados por el autor.
La
construcción
de la tabla III.1. se realizó aplicando las fórmulas
desarrolladas en este mismo capítulo, y con los datos
hipotéticos contenidos en él se construyó el gráfico III.4.
PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA.
La recuperación de las cuentas por cobrar
viene a constituir la fase culminante del
proceso
de ventas a
crédito,
el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez,
es decir, de aspecto financiero, puesto que por una parte,
aunque las ventas hayan sido planificadas, existen
situaciones complejas que no pueden ser valoradas ni
previstas con resultados precisos; pero por otra parte
resulta más complejo aun pronosticar las probabilidades de
los cobros originados de las ventas a crédito efectuadas más
que todo en el caso de los
negocios
que se inician, los cuales necesitan fondos para la
adquisición de nuevas existencias, para así
poder
responder al incremento de sus ventas este hecho hace
necesario que se tenga
conocimiento
en forma teórica del
valor
del
capital de trabajo
capaz de cubrir esa situación financiera. Por lo tanto los
procedimientos de cobranza deben ser diseñados de tal manera
que propendan a la recuperación de las cuentas tomando en
consideración el
tiempo
futuro, que por siguiente incluye el elemento
riesgo,
así como también las necesidades de fondos de la empresa.
Los procedimientos de cobranza deben tomar en
cuenta una serie de aspectos para que sean acordes con los
propósitos del mismo los cuales son:
Causas de que las ventas no se paguen a
su vencimiento
Sistemas que se utilizan para observar
las cuentas.
Análisis de las cuentas.
Causas de que las cuentas no se paguen
a su vencimiento.
El acreedor para determinar por que un
cliente
no cumple con sus pagos utilizando:
Registro de
compras
y pagos en la cuenta individual del cliente.
Revisando el
archivo
de crédito del cliente y manteniendo reuniones personales
con los mismos.
A través de la
información
proporcionada por los agentes de ventas.
Intercambiando información y mediante
discusiones entre
grupos
de comerciantes.
Si se determina la razón por el cual el
cliente no cumple con sus
obligaciones,
se puede establecer una clasificación en grupos. Así, de
acuerdo al
grupo
al cual corresponda el deudor se escogería la técnica de
cobranza. Estos grupos de deudores que no pagan las cuentas
a su vencimiento pueden clasificarse de la siguiente manera:
Clientes
que mal interpretan las condiciones de crédito en forma no
intencional.
Realmente
este grupo no presenta
problemas
de cobro, al suministrársele una explicación de las
condiciones de ventas serviría para aclarar la situación y
los pagos se harían puntualmente.
Clientes
que pasan por alto la fecha de pago de sus cuentas por
negligencia o por
métodos
de
trabajo
deficientes.
Para
clientes
con esta característica, es recomendable el envío de un
recordatorio de que la cuenta se ha vencido. Si el cliente a
menudo incurre en incumplimiento por esta causa, el acreedor
debe esforzarse en hacerle notar la importancia de cumplir
con sus deudas puntualmente. Actualmente, los correos
electrónicos, telefax y teléfonos celulares permiten una
mayor efectividad en
la comunicación
entre acreedores y deudores.
Clientes
que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de
la deuda.
A
este grupo pertenecen particularmente los minoristas, cuando
la deuda que tiene con determinado acreedor es por una
cantidad relativamente reducida de
dinero,
generalmente no la pagan y la retienen con la intención de
cancelarla posteriormente conjuntamente con otro pago más
importante. Esto ocasiona serios problemas en los
departamentos de
contabilidad
y de crédito del acreedor. Para este tipo de clientes es
recomendable escribirle una
carta
explicando las dificultades que ocasionan sus hábitos de
pago. No obstante resulta difícil hacer que el cliente
abandone su costumbre de hacer los pagos, y debe este hecho
siempre tenerse presente como una de las experiencias del
trabajo de crédito que no se pueda evitar.
Clientes
que generalmente pagan sus deudas a tiempo, pero que
ocasionalmente se atrasan.
Los
clientes pertenecientes a este grupo cumplen a tiempo con
sus obligaciones cuando la fecha de vencimiento de éstas
coincide con el auge de temporada de su propio negocio. En
caso de que estos períodos no coincidan hacen esperar al
acreedor. Regularmente, esto es a causa de que las ocasiones
en que declinan las ventas (casos de ventas estacionales o
de temporada) se ocasiona un déficit de
capital
de trabajo. En vista de que con este tipo de deudas es
relativamente fácil entender la situación se usa,
generalmente, una
política
de cobranzas, aunque no agresiva, que trate de presionar en
una forma sistemática el proceso de cobro; de esta manera el
deudor no se sentirá resentido de la forma en la cual se le
reclama el cumplimiento de su obligación.
Clientes
con incapacidad temporal para pagar.
En
ocasiones suelen presentarse hechos imprevistos tales como
huelgas,
desastres naturales
(terremotos,
inundaciones),
incendios
o cualquier otro suceso que afecte la buena voluntad de pago
de un cliente y le impida cumplir con sus obligaciones. En
estos casos, la política de cobro debe ser relativamente
indulgente. El acreedor debe esperar durante un lapso de
tiempo razonable a que el deudor se recupere de la mala
situación que le ha causado la incapacidad temporal para
hacer sus pagos.
Clientes
que habitualmente se atrasan.
Los
clientes de este grupo se caracterizan por forzar demasiado
sus negocios para cubrir sus gastos personales o son
compradores y cobradores deficientes de tal manera que
reducen en exceso su capital de trabajo disponible. Para
este tipo de deudores se sugiere una política agresiva de
cobro, aún corriendo el riesgo de perderlos como clientes.
Clientes
que se toman un tiempo mayor del establecido para pagar sus
obligaciones.
Los
clientes pertenecientes a esta clasificación abusan de los
plazos de pago debido a que no se les ha aplicado una
política firme de cobranza y se aprovechan de la oportunidad
para atrasar sus cuentas intencionalmente.
Esto lo hacen con la finalidad de financiar
sus operaciones con dinero del acreedor por resultarles más
ventajoso que utilizar su propio dinero. A este tipo de
clientes debe aplicarse una política de cobro agresiva,
aunque se corra el riesgo de incomodarlos. También
utilizando una política de alerta y cobranza enérgicas,
acosándolos constantemente puede convertirlos en clientes de
una puntualidad, si no exacta, por lo menos aceptable.
Clientes
que contraen deudas por encima de su capacidad de pago.
Esta
clase
agrupa los clientes que a pesar de su
honestidad
endeudan por montos que escasamente puedan ser cubiertos por
su capital de trabajo, entonces ante cualquier circunstancia
que haga bajar sus
finanzas,
comienzan a tener dificultades para efectuar sus pagos a
pesar de sus buenas intenciones de hacerlos. Este hecho es
posible que se presente con mucho más frecuencia en el
crédito de consumidores que en el crédito comercial.
Clientes
que se atribuyen descuentos que no se han ganado.
Corresponde
a este grupo aquellos clientes a los cuales se les concede
un descuento según las condiciones de la
venta,
por pagar en un lapso de tiempo previamente estipulado,
transcurrido ese período, y si el cliente no hace la
cancelación respectiva pierde el derecho al descuento por
pronto pago. Sin embargo muchos deudores, que pagan después
de pasado el período de descuento, envían sus pagos como si
hubiesen obtenido el descuento. A este tipo de deudores no
debe permitírseles que incurran en este hecho tomar las
cantidades que paguen (habiendo perdido el descuento) como
abono a cuenta y dejar la cantidad no pagada como cuenta por
cobrar y asimismo hacerle la notificación correspondiente de
la cantidad por él adeudada.
Clientes
insolventes o que están al borde de la insolvencia.
A
este tipo de clientes podrían aplicárseles métodos agresivos
de cobranza, utilizando los
servicios
de bufetes abogados, utilizando letras de
cambio,
o procedimientos judiciales convenientes.
Clientes
que intencionalmente cometen
fraude.
Constituyen el grupo de clientes más
problemático de todos los tipos de clientes anteriormente
citados. Estos clientes son generalmente deshonestos y se
valen de engaños a los acreedores para conseguir crédito y
posteriormente utilizan procedimientos dolosos para no
cancelar sus obligaciones. Debe el acreedor emplear todos
los
medios
legales posibles para salvar la cuenta por cobrar una vez
que se haya detectado el fraude crediticio.
Las once clases de cliente citadas pueden ser
localizadas con bastante frecuencia en los negocios; tanto
de crédito comercial como de consumidores. En consecuencia,
el acreedor debe, para cada caso en particular, tomar en
cuenta que sus procedimientos de cobranza sean capaces de
enfrentarse a cualquiera de las situaciones que pongan en
peligro la recuperación de las cuentas por cobrar.
SISTEMAS UTILIZADOS PARA OBSERVAR LAS
CUENTAS.
Las
fuentes
más importantes para extraer los datos que permitan
determinar si los clientes están efectuando sus pagos con
puntualidad son los medios de que disponga la empresa para
registrar los créditos concedidos a los clientes y los pagos
efectuados por éstos.
La dificultad para observar las cuentas de
los deudores será mayor en la medida que aumente el número
de éstos. Si una empresa tiene pocas cuentas activas, las
cuentas vencidas pueden ser fácilmente localizadas mediante
la verificación de los
registros
por lo menos una vez por mes y hasta puede ser mediante
revisiones semanales. En
empresas
de gran tamaño, que manejan un gran número de cuentas, la
inspección individual no resulta práctica. Para el control
de cuentas muy numerosas, el uso de los
sistemas
modernos de procesamiento electrónico; permite establecer
sistemas comprobatorios de los vencimientos de las cuentas
por cobrar. En el capítulo final se hace un comentario más
amplio sobre las aplicaciones del procesamiento electrónico
de datos en el manejo del crédito.
ANÁLISIS DE LAS CUENTAS.
Esta es una de las actividades más
importantes en la
observación
de las cuentas por cobrar y consiste en clasificarlas de
acuerdo con el tiempo durante el cual han
estado
vigentes. Este procedimiento debe realizarse en forma
permanente y sus resultados se presentan en un estado de
análisis de cuentas, o a solicitud de quien esté a cargo de
la
gerencia
de crédito. Este procedimiento también es útil para
comprobar el saldo de las cuentas por cobrar. Este estado
denominado análisis de cuentas generalmente contiene:
Nombre y
dirección
del cliente.
Monto de la deuda.
Que parte de la deuda corresponde a
cada mes atrasado en los pagos, o facturas anteriores
pendientes de cancelación.
Sobre estos aspectos referentes a análisis de
cuentas se trata más detalle en el capítulo V, referente a
control de cuentas por cobrar, pero son de gran utilidad
para informar a la alta dirección de la empresa
el estado
de atraso de las cuentas y determinar la
eficiencia
de la labor de cobranza. El departamento de contabilidad
puede utilizarlo para la fijación de la reserva o provisión
en la estimación de pérdidas en cuentas por cobrar.
PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE COBRANZAS
En cualquier sistema de cobranzas las
actividades se realizan generalmente a través de las
siguientes etapas.
Recordatorio.
Insistencia o persecución.
Acciones o medidas drásticas.
En cada una de las etapas mencionadas, se
aplica una técnica que debe corresponder a las actividades
que se realizan en cada una de ellas; sin embargo, antes de
que una empresa inicie el procedimiento de cobranzas, debe
tener dentro de sus prácticas de control actividades como
envío de estados de cuentas mensuales a los deudores y un
sistema de recordatorio del departamento de cobranzas.
El envío de estados de cuentas mensuales a
los deudores es una de las prácticas más comunes, tanto en
crédito comercial como de consumidores. Los estados de
cuenta sirven para que el deudor pueda verificar los cargos
que se le han hecho en cuentas por sus compras, cargos
financieros y los abonos por sus pagos: Normalmente, la
elaboración de estos estados de cuenta generalmente está a
cargo del departamento de contabilidad y su forma depende de
los métodos de
registro
que utilice la empresa.
No obstante, deben ser controlados por los
funcionarios encargados de las cobranzas. Generalmente
muestran los saldos vencidos durante meses anteriores y una
descripción
de las facturas que se le han cargado en cuenta y de los
pagos del cliente, una forma de este estado puede observarse
en el modelo III.1, el cual contiene la mayoría de los
aspectos que generalmente se asientan en cualquier otro
modelo. Independientemente de la variedad de
modelos
que puedan existir en vista de que cada empresa diseña el
suyo de acuerdo a sus necesidades es importante que se tenga
en cuenta su utilidad como medio de recordatorio y
verificación de operaciones con el cliente.
En cuanto a la utilización del sistema de
recordatorio del Departamento de Cobranzas, en una empresa
que maneja pocas cuentas por cobrara es posible estudiar u
observar cada caso en forma individual, en períodos de
tiempo relativamente cortos.
Para esto debe disponer de un registro
suplementario, tarjeta índice o archivo especial del cliente
que le recuerde que se han hecho las gestiones posibles para
efectuar los cobros correspondientes. En el caso de las
compañías que manejan muchas cuentas, no es práctico
utilizar el mismo sistema de recordatorio señalado
anteriormente, sino uno que de acuerdo a la gran cantidad de
cuentas que maneja tenga como objeto en primer lugar
recordar al departamento de crédito las cuentas vencidas que
cada día requieren su
atención
y en segundo lugar registrar la
acción
tomada en el esfuerzo de cobranza, así como también la fecha
en que esta acción se tomó.
El trabajo
hecho en esta forma contribuye a que se incurra en menos
repetición de registros y menos actividad de
oficina,
lo cual hace más eficaz el sistema. Los sistemas
establecidos para empresas que manejan muchas cuentas, y que
se constituyen con el objeto señalado anteriormente (más que
todo en el manejo de crédito de consumidores) pueden variar
en detalles, generalmente son un sistema de
tarjetas
de índice archivadas en orden de fecha o un sistema de
tarjetas de registro en el cual las cuentas se archivan en
orden alfabético y por fecha. Al respecto no se sugiere un
modelo particular de tarjeta, en vista de que sus
especificaciones varían de acuerdo al sistema de trabajo de
cada empresa y sus
políticas
de cobro, según se trate de crédito comercial o crédito de
consumidores.
MODELO III.4
DISTRIBUIDORA MARTIGON, S.A.
APARTADO 325 – TELEFONOS (O293) 4225929 AL
34.
FAX
(0293)4225935. CORREO-E:Dimasa[arroba]ind.cum.ve
EDIF. RABEMAR. AVE.
UNIVERSIDAD.
CUMANA – VENEZUELA
ESTADO DE CUENTA
NOTA: MODELO ADAPTADO POR EL AUTOR
NOMBRE DEL CLIENTE:
COMERCIAL VALMAR, C.A.
DIRECCIÓN: EDIF.. BEBEDERO URB. EL
BRASIL.
CUMANA. ESTADO SUCRE
TELEFONOS: (0293) 4315020 AL 22. FAX: (0293)
4315023. CORREO-E:
Valma[arroba]ind.cum.ve
La
etapa de recordatorio.
Una vez que se haya cumplido con el envío de
los estados de cuenta mensuales, se procede a de revisar el
registro de recordatorios del departamento de cobranzas
antes de iniciar el procedimiento de cobro. El primer
recordatorio manifiesta al cliente que no ha cumplido con su
pago habiendo ya pasado la fecha de vencimiento de su
factura.
Es normal, que transcurran varios días entre las fechas de
vencimiento y las de recordatorio. La primera notificación
de cobro, a manera de recordatorio, debe ser moderada e
impersonal.
La técnica en esta etapa puede consistir en
un estado donde figura los conceptos de la deuda, copia
fotostática o duplicado de facturas vencidas,
correspondencias a través de
correo electrónico,
llamadas telefónicas, tarjetas impresa o estados de cuenta
los cuales se envían a los deudores de acuerdo al tiempo de
atraso. Estos recordatorios pueden ser repetidos si enviado
un primer recordatorio no se obtiene el pago de la cuenta en
reclamo. Cualquiera de las modalidades de
técnicas
mencionadas que se utilicen en esta etapa es principalmente
con el propósito de que:
El cliente recuerde que tiene pagos
vencidos
El cliente pague a la brevedad posible.
Se evite el envío de un segundo o
tercer recordatorio y en consecuencia, se minimicen los
gastos de cobranza.
Se puede dar el caso de que el cliente
haya efectuado su pago, en fecha posterior al envío del
primer recordatorio y anterior al recibo de éste; en tal
circunstancia, es usual que en los medios utilizados se le
exprese, que en caso de haber efectuado el pago antes del
recibo del recordatorio, haga caso omiso de éste. Así los
modelos de recordatorio podrían variar de acuerdo a las
condiciones de atraso en que se encuentre el cliente.
No obstante, el modelo de recordatorio a ser
utilizado dependerá del tipo de respuesta que se haya
obtenido de los clientes una vez que hayan sido contactados
y de las razones que expongan los clientes para no haber
realizado sus pagos oportunamente.
Etapa
de insistencia o persecución
Una
vez cumplida la etapa de recordatorio, y si las gestiones
realizadas fracasan, entonces la etapa siguiente es la de
insistencia o persecución. En esta fase del procedimiento de
cobranzas, se busca un
programa
de
acciones
sucesivas que se apliquen a intervalos regulares, según la
compensación de la cuenta con los esfuerzos que se realicen
para cobrarla.Tanto el programa de
desarrollo
como la técnica a utilizar dependen de la
naturaleza
de la cuenta por cobrar, de cómo este clasificado el deudor,
la clase de negocio a que se dedique el acreedor y la
política para el tratamiento de las cuentas vencidas.La
duración de la etapa de insistencia puede ser corto o largo,
puede tomarse días como también varios meses y por ello es
necesario tomar en consideración el factor tiempo en
relación con los esfuerzos, en términos monetarios, que se
realicen para cobrar las cuentas.La técnica aplicable en
esta fase del procedimiento de cobro consistiría en el uso
de medios similares a los utilizados en la fase de
recordatorio, pero empleando en una forma más enérgica o
agresiva de tal manera que las
comunicaciones
dirigidas al deudor se hacen con frecuencia, a intervalos de
tiempo cortos, en términos enérgicos.La insistencia puede
ser mediante un envío constante de
cartas,
correspondencias vía fax o correo electrónico; con
frecuencia, con cierto grado de determinación. Es altamente
recomendable la realización de
entrevistas
personales con los deudores cuando los medios anteriores no
han tenido
éxito,
o utilizando también a los agentes de ventas por
el conocimiento
que tienen de los clientes, de sus necesidades del producto
o mercancía y de saber que si el cliente no paga la cuenta
vencida el próximo pedido le seria negado. En consecuencia,
los vendedores, en vista de su
interés
por colocar los pedidos, se verían animados a persuadir al
cliente para que cumpla con el pago vencido.
Etapa
de acciones o medidas drásticas
Una vez agotados los medios posibles en las
etapas de recordatorio y persecución, no queda otro camino
que emplear medidas drásticas en contra del deudor, a pesar
de que esto significa la ruptura de las relaciones con éste.
Las técnicas más utilizables en esta etapa son las
siguientes:
Mediante letras de cambio
Mediante los servicios de una agencia
de cobranzas
Mediante el uso de abogados.
Cobro mediante letras de cambio
La
letra de cambio
constituye uno de los instrumentos de más uso en el
ambiente
comercial, la cual es una
demanda
de pago emitida por una
persona
o empresa a cargo de otra persona o empresa. Las
disposiciones que rigen las operaciones que se realicen con
la letra de cambio para el caso de
Venezuela
están establecidas en el
Código de Comercio
de Venezuela. Sobre su contenido la letra de cambio debe
especificar.1.- La denominación de letra de cambio.2.- La
orden simple y pura de pagar una determinada suma.3.- El
nombre del que debe pagar ( librador).4.- Fecha en que debe
pagarse la letra o de vencimiento.5.- En que lugar debe
efectuarse el pago.6.- A quien debe efectuarse el pago o
beneficiario.7.- La fecha y el lugar en que la letra fue
emitida.8.- La firma de la persona que emite o gira la
letra, o sea, el librador.Cuando se está en la etapa
drástica y el acreedor gira una letra de cambio contra un
cliente, lo hace por el monto de los pagos y puede ser
exigido un aval o fianza por documento suscrito o pude ser
descontado ante el
banco
que esté dispuesto aceptar la operación, el cual recibe la
letra del girador o endosante descontado una parte del valor
de vencimiento de la letra y entregada entonces al
presentante de la letra su valor menos la parte descontada.
La letra de cambio tiene la ventaja de que por ser un
instrumento de crédito negociable, puede ser endosado y
utilizado como medio de pago, da derecho al tenedor de la
letra a proceder a su cobro mediante procedimiento
judicial.
Cobro mediante servicios de una agencia
de cobranza.
Las agencias de cobranza son
instituciones
que se encargan de realizar cobros por cuentas de un
acreedor que ha tenido dificultades para recuperar ciertos
créditos de plazo vencido
.Cuando se entrega una cuenta por cobrar a
una agencia, el acreedor interesado está resignado a perder
una parte de la misma por concepto de los honorarios que
tendría que pagar por dicho concepto y por supuesto iría a
contribuir al aumento de los gastos de cobranza. No
obstante, la entrega de la cuenta vencida a la agencia de
cobros repercute profundamente en el ánimo del deudor quien
ahora se verá obligado a pagarle aun acreedor diferente y
podrá temer a su caída en el desprestigio en el ambiente de
los negocios por insolvencia. Debe tomarse en consideración
que las agencias de cobranzas pueden prestar también
servicios en el suministro de información cuando se
investiga a un cliente para concesión de crédito.
Es de suma importancia que el acreedor
calcule el beneficio que se pueda obtener de la cuenta a
recuperar. En este sentido, debe tomar en cuenta la
compensación que debe haber, en términos de beneficio, entre
el monto a recuperar y el costo total de la recuperación.
Cobro mediante el uso de servicios de
abogados.
Cuando una cuenta se le entrega a un abogado,
es con las instrucciones de que proceda inmediatamente y en
forma enérgica. Utilizando este medio de cobranza el
acreedor está dispuesto a terminar sus relaciones
comerciales con el deudor. Este medio de acción drástica es
el más enérgico de todos los utilizables y posiblemente sea
el máximo intento que se haga para cobrar una cuenta
vencida. Un abogado hábil intentará una demanda al serle
entregada la cuenta para el cobro. Inmediatamente gestionará
el cobro total de la deuda y si esto es imposible llegaría a
un convenio a favor de su cliente.
Como un último recurso se acudiría a un
juicio, pero es costoso, puede resultar difícil demostrar la
deuda y obtener un fallo favorable, y aún obteniendo dicho
fallo se puede presentar el caso de que los
recursos
con que cuente el deudor no son suficientes para cancelar la
cuenta y podría ser tan difícil cobrar como al principio la
deuda. El abogado debe asesorar a su cliente indicándole
cuando debe proceder judicialmente contra un cliente, puesto
que la acción a seguir, debe tomarla el acreedor.
CAPITULO IV
LAS CONDICIONES DE PAGO Y LAS POLÍTICAS DE
CRÉDITO Y COBRANZA.
Habiéndose considerado en los capítulos II y
III los aspectos referentes a políticas de crédito y
cobranza, se procede en el presente capítulo a estudiar un
factor que tiene una gran incidencia en el éxito de dichas
políticas, como son las condiciones de pago y su relación
con las políticas de crédito y cobranzas.
Condiciones de pago.
Las condiciones de pago abarcan tanto el
plazo que se concede para cobrar un crédito concedido, así
como los descuentos que se conceden a los clientes por
efectuar sus pagos en un plazo previamente acordado.
Cuando una empresa efectúa una venta a
crédito, a un plazo de 30 días, pero que descuenta un 5% si
se paga en un término de 10 días significa que la factura
debe cancelarse al cumplirse los 30 días, pero si lo hace
antes en el décimo día el cliente pagará el 95% de la
factura. A pesar de la condición del pago en este caso el
plazo de venta es de 30 días pese a que los plazos de ventas
son habitualmente afectados por las formas en que se
efectuaron según el ramo de actividad a que se dedica la
empresa, dichos plazos constituyen uno de los medios que
ésta dispone para efectuar la demanda de sus
productos,
de tal manera que espera aumentar esta demanda extendiendo
el plazo para hacer sus cobros. Como se había comentado
anteriormente, al incrementarse las ventas mediante créditos
debe haber una compensación o equilibrio de la
rentabilidad
de estas ventas adicionales, con el rendimiento requerido
sobre la
inversión
adicional en cuentas por cobrar. Supóngase que una empresa
aumentando el plazo para realizar sus cobros espera
incrementar sus ventas actuales de $60000 en un 30%, y que
el plazo medio de cobranza se alargue de uno a dos meses y
la tasa requerida sobre la inversión no debe ser inferior a
un 25%; y se supone que no hay pérdidas en cuentas
incobrables.
La inversión promedio en cuentas por cobrar (IPCC)se
puede calcular de la manera siguiente:
Luego la variación de la inversión en cuentas
por cobrar en relación con los plazos para cobrar concedidos
si se compara con políticas de 30 y 60 días sería:
Con un plazo de 30 días y un
total de ventas de $60000,
La inversión promedio en
cuentas por cobrar sería de $500
Si el plazo fuese de 60 días
y el total de en ventas de $7800
Entonces la inversión promedio en cuentas por
cobrar sería de $1300
Entonces el aumento en la inversión promedio
es de Bs. 8000, y para justificar la política de alargar el
período de cobro, sería necesario obtener un rendimiento
adicional mínimo de Bs. 2000 o sea el 25 % de Bs. 8000, lo
cual sería el monto en que se incrementarán las utilidades
por la
adopción
de la nueva política de 60 días con el consiguiente aumento
de las ventas.
RIESGO DE LA INVERSION INCREMENTALEN CUENTAS
POR COBRAR
Los cambios en la política de crédito
pueden afectar una, o mas, de las siguientes variables:
Ventas
Costos de producción
Pérdidas en cuentas incobrables
Gastos en descuentos
El nivel de las cuentas por cobrar
Costos de
administración
de la unidad de crédito
Gastos de cobranza
Los costos de la política crediticia
deben considerar la inversión incremental en cuentas por
cobrar. Esta inversión puede calcularse mediante la
siguiente fórmula:
D
I = (TRCn
-
TRC0) (V0 / 360)
+
[
(Cv/V0)100]
(TRCn) (D
V/360)
Donde: D I = Inversión incremental en cuentas
por cobrar; TCRn
= Nuevo periodo promedio de cobranzas; TCR0 =
Periodo promedio inicial de cobranzas; V0 = Ventas
iniciales; D V = Incremento en las ventas; (Cv/V)100 = Costo
variable como un porcentaje de las ventas.
Asimismo, debe determinarse el
beneficio incremental; para lo cual puede utilizarse la
siguiente fórmula:
(D
P) =
D
V
[
(1-
(Cv/V)100]
-
k(D
I)
DONDE:
D P = Es el beneficio incremental; k = Es el costo de
financiamiento
de las cuentas por cobrar (costo de oportunidad).
En resumen, cuando la política crediticia
establezca la extensión de los períodos de cobranza y esto
se traduzca en un incremento de las ventas se debe producir
un incremento en los beneficios de la firma a la tasa de
rendimiento utilizada para valuar sus
inversiones.
DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
En lo que se refiere a los descuentos por
pronto pago, éstos constituyen rebajas que se hacen al pago
de cuentas por cobrar por pagarlas antes de vencimiento, en
un plazo previamente fijado por el acreedor y en las
condiciones de la venta a crédito. Esto significa que el
deudor pagará menos cantidad de dinero por el valor de una
factura que está sujeta a descuento por pronto pago. Las
condiciones de pago fijadas en una factura, normalmente, se
representan mediante una simbología que expresa el
porcentaje que se descuenta por pagar en el plazo fijado
para el descuento y el plazo máximo concedido para cancelar
el total de la factura.
Así por ejemplo, si una empresa vende
mercancías a crédito condiciones x/d, n/t, significa que el
deudor obtendría un( x%) de descuento por pagar antes del, o
en el día (d) y si paga después de transcurrido el período
de descuento, hasta o después del día (t), deberá cancelar
el total de la factura (n). Así pues si se efectúa una venta
a crédito por $1.000, condiciones 2/10, n/30, significa que
el deudor pagará el 98% de la deuda si lo hace antes, o en
el décimo día, o sea, $98 Aunque el descuento concedido
disminuye la cantidad de dinero que se reciba por concepto
de la cuenta por cobrar, esto no afecta la recuperación de
la cuenta pues quedará ésta como cobrada totalmente y el
descuento o cantidad no recibida por el acreedor iría a
formar parte de los gastos de la empresa aplicables a las
ventas brutas, entonces quedaría reflejado de la siguiente
manera:
Monto cobrado (abono a cuentas por
cobrar |
$1.000 |
Menos: Descuentos por pronto pago |
20 |
Entrada a caja |
980 |
Los descuentos por pronto pago pueden también
aplicarse a los pagos parciales de las facturas, siempre que
éstos se realicen dentro del período establecido para el
descuento. Por ejemplo, si se toma el caso anterior de la
venta a crédito de $1.000 condiciones 3/10, n/30, y antes de
que haya pasado el plazo para conceder el descuento, el
acreedor abona a cuenta de la factura $350 entonces tendrá
derecho a que se le conceda el descuento por pronto pago
sobre esa cantidad, pero perdería el descuento por el pago
del resto del monto de la factura una vez que ha pasado el
período de descuento. Entonces, el descuento se aplicaría
considerando que la cantidad pagada participa en el
porcentaje a descontar en la misma forma que si pagara el
monto total, o sea que se considera que los $350 representan
un 98% del monto que el acreedor debe abonar en cuenta del
deudor por concepto del pago parcial la cual se puede
calcular por medio de una regla de tres simple de la manera
siguiente:
Monto |
|
% |
$350 |
—— |
98 |
X |
—— |
100 |
Lo cual significa que el acreedor deberá
abonar en la cuenta por cobrar del deudor $357.14 en vez de
$350 y la diferencia de $7.14 se considera como descuento
por pronto pago deducible de las ventas brutas en el
estado de resultados.
Podría obtenerse también el mismo resultado si se aplicase
directamente el 2% de descuento considerando siempre los
$350 como un 98% de la cantidad que se debe abonar en
cuenta, así:
Monto |
|
% |
$350 |
—— |
98 |
X |
—— |
2 |
Entonces X = (%350 /98) x 02
X = $7.14
Entonces $7.14 sería el descuento por pronto
pago, $350,00 la cantidad cargada y $357.14 la cantidad que
debe ser abonada en la cuenta del cliente. En el auxiliar de
cuentas por cobrar de la empresa, la cuenta del cliente
aparecería de la manera siguiente:
CLIENTE X
Concepto |
Debe |
Haber |
Venta 2/10, n/30 |
1000,00 |
|
Pago en periodo de descuento |
|
357,14 |
|
——— |
——— |
Saldo pendiente |
642,86 |
|
La aplicación de los descuentos por pronto
pago ofrecidos implica un intento de acelerar el proceso de
cobro. Indudablemente, los descuentos pueden ofrecer un
efecto en la demanda y en las pérdidas en cuentas
incobrables; sin embargo, se presume que los descuentos por
pronto pago no llevan la intención de reducir los
precios
ni de afectar la demanda, ni tampoco de reducir las cuentas
incobrables. Esta política crediticia solo tiene como
objetivo
la aceleración de las entradas a caja lo más rápidamente
posible, determinando previamente si un aumento en las
cobranzas compensará el costo de aumentar los descuentos
concedidos por pronto pago.
COSTO DE LOS DESCUENTOS POR PRONTO PAGO
Los descuentos por pronto pago concedidos
implican un alto costo financiero que merece ser estudiado
para la formulación de las políticas al respecto. El costo
de los descuentos por pronto pago puede ser calculado de la
siguiente manera:
Este costo efectivo del descuento ofrecido se
hace un equivalente de interés anuales y se expresa en
términos de tanto por ciento. Así una empresa que su
política de descuento es 3/10, n/45, el costo del descuento
por pronto pago sería:
Entonces
CD
= 3181 x 100 = 31.81%
O sea, el costo del descuento
es equivalente a un interés anual de un 31.8%.
En conclusión las políticas de la empresa
para la fijación de las condiciones de pago deben
establecerse en función de los
objetivos
que se persiguen con la
administración
de las cuentas por cobrar. Esto, por supuesto, incluye la
formulación de políticas tanto de crédito como de cobranzas,
de tal manera que no haya colisión entre dichas políticas
cuando estas sean aplicadas.
CAPITULO V
CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR.
Fundamentalmente el control consiste en un
proceso que guía la actividad desarrollada hacia un fin
determinado de antemano. Significa la determinación de si
tal actividad está o no logrando los resultados que han sido
ya previstos en el
plan
original.
Componentes de un sistema de control de
crédito
Esencialmente cualquier sistema de control
incluirá:
Un
fin previamente determinado una línea de acción un patrón o
estándar, una norma o regla de decisión, un criterio o una
unidad de medida, que sea utilizado como base para el
control.
Un
medio para medir el desarrollo de la actividad.
Un
procedimiento para comparar dicha actividad con un criterio
fijado, o base para el control.
Algún
mecanismo que corrija la actividad que se desarrolla, par
que se encamine hacia la consecuencia de los resultados
deseados.
Los elementos anteriormente señalados
constituyen una secuencia de pasos o etapas a seguir en la
aplicación o puesta en marcha de un sistema de control.
Existencia de una base para ejercer el
control.
Constituye la fase inicial del proceso de
control. Como se había comentado anteriormente, esta base
para el control puede ser un fin predeterminado, un plan,
una línea de actuación, un patrón o estándar, una norma o
regla de decisión, un criterio o una unidad de medida. La
idea más importante del control es esencialmente determinar,
cuales debieron ser los resultados o, por lo menos, que se
puede esperar de una acción dada con relación al plan
original o base para el control. Un requisito previo para
todo control se fundamentas en la formulación de una línea
de actuación de acuerdo a lo que se haya la planeado; el
proceso de control debe responder a las siguientes
interrogantes:
¿Cuál es la acción a desarrollar y como
se va a desarrollar?
¿Cuál es el objetivo a lograr?
¿Qué recursos se necesitan, en que
cantidad y a que costo, cómo deben ser aplicados estos
recursos y en que oportunidad?
¿Quiénes son responsables del
desarrollo de las actividades?
En fin, las líneas de acción y la
planeación
original constituyen las bases para el control y sin ello es
imposible que éste exista. No obstante, existe la necesidad
de revisar los planes originales para detectar si las
desviaciones se originan en la formulación del plan original
y realizar los ajustes necesarios.
Utilización de un medio de comparación.
Para
la vigilancia de una actuación se debe depender de una base
de comparación que ayude a determinar lo que dicha actuación
(u otra de la misma naturaleza) ha logrado a través de su
realización si se le compara con los planes originales. La
información sobre los resultados obtenidos debe ser
transmitida inmediatamente a las personas que tienen poder
para generar cambios o ajustes; de lo cual dependerá que un
sistema de control sea eficaz. La unidad de medida debe ser
consistente con la base de control; es decir, con lo que se
desee controlar. Esto permitirá que se pueda establecer una
comparación sencilla de los resultados que se obtengan con
el criterio que haya sido fijado.
Utilización de un procedimiento para la
comparación.
Una
vez obtenidos los resultados estos deben compararse con el
criterio que haya sido fijado como base para el control. De
esta manera pueden detectarse las variaciones posibles en la
ruta seguida hacia el objetivo deseado. Esto es debido a que
cualquier actividad produce algún tipo de variación; es
importante determinar dentro de que
límites
debe mantenerse la misma. Tales límites se medirán por las
diferencias que existan entre los resultados que se deseen
obtener y los que realmente se han obtenido. Es también
importante que un ejecutivo (el tomador de decisiones) tenga
capacidad para hacer la distinción entre una variación
insignificante; es decir, dentro de los límites de variación
previstos y una variación que implique la aplicación de
medios correctivos. El ejecutivo debe prestar atención a
todas aquellas diferencias que representan obstáculos que
dificultan la realización de lo planeado. Así por ejemplo,
el contador controla los costos de producir un artículo
determinado comparando los costos que se han presupuestado o
fijado previamente con los que realmente se han aplicado o
utilizado; en el caso de que detecte diferencias debe
analizar los resultados y determinar causas y consecuencias
de tales diferencias. En consecuencia, la finalidad de
comparar resultados obtenidos con resultados planeados, no
radica únicamente en determinar cuando se ha incurrido en un
error. El proceso debe también permitir a los altos
ejecutivos de la firma la predicción de otros resultados
futuros y la revisión de las causas de las variaciones. La
revisión del plan original puede determinar, por ejemplo
cuando se ha incurrido en un error en la política crediticia
y no en la actividad de otorgar créditos y/o de
recuperarlos. Se pueden haber otorgado créditos de acuerdo
a las políticas de la firma pero su recuperación no es
consistente ni con su monto ni con el plazo de pagos
concedido. Así, una empresa puede tener como política
general otorgar no más de 15 días a sus clientes para que
cancelen sus cuentas y no concede descuentos por pronto
pago; mientras que la
competencia
concede 30 días de plazo y otorga descuentos por pronto
pago. Esto podría tener como consecuencia una baja en las
ventas y demoras de los clientes para pagar debido a los
patrones establecidos por el
mercado
y deficiencias obvias en el
flujo de caja
de la firma.
Adopción de algún mecanismo correctivo
y
retroalimentación.
Una vez comparados los resultados obtenidos
con el criterio base, en caso de observarse diferencias es
necesario realizar las acciones necesarias para corregir la
desviación. Las medidas a tomar para hacer los correctivos
pueden determinarse partiendo de los datos que se hayan
obtenido en las tres etapas anteriores. El proceso de
control termina precisamente en esta etapa en la cual se
toman las decisiones sobre las acciones que deben realizarse
para encauzar la actividad decisiva hacia el logro del
objetivo señalado; aquí se incluye la revisión final de los
planes para ajustarlos a las necesidades reales. De esta
manera se produciría una mayor armonía entre la planeación
original y las actividades ejecutadas. Esta etapa incluye un
conocimiento permanente de las consecuencias de las
decisiones tomadas para corregir las desviaciones. Así se
podrá garantizar que las nuevas acciones a tomar guardan
consistencia con los planes.
En otras palabras, el proceso de control es
permanente. No se debe esperar por resultados finales para
tomar las decisiones sobre las acciones correctivas que
deben ser aplicadas para corregir las diferencias entre lo
planeado y lo ejecutado.
ASPECTOS PRINCIPALES A CONTROLAR EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL CREDITO
En
la administración
de
cuentas por cobrar,
cuyo
objetivo
principal es elevar al máximo el rendimiento sobre la
inversión,
no es posible determinar si se logra la consecución de tal
objetivo sin establecer un
sistema
de
control.
Tal sistema de control debe ser capaz de proporcionar
resultados que revelen si el rendimiento se está obteniendo
de acuerdo al requerido por
la empresa
en sus
operaciones.
Si no se está logrando ese objetivo se debe determinar:
¿
Cuáles son las causas de las desviaciones?
¿De
quién es la
responsabilidad?
¿Qué
consecuencias tienen las desviaciones causadas en los
resultados?
¿Qué
medidas adoptar para corregir la diferencia y encaminar la
actividad que se controla a su destino?
La
administración
de
cuentas
por cobrar debe ejercer control sobre los siguientes
aspectos:
Concesión de
créditos.
Período de cobranza o plazo
Cobro efectivo de las cuentas.
Monto o nivel de la inversión en cuentas por
cobrar.
Control
sobre la concesión de
crédito.
El capítulo II, se dedicó al estudio del
proceso
de concesión de crédito, desde la consideración de los
objetivos
de la
administración
de cuentas por cobrar hasta el establecimiento de criterios
básicos para otorgar o rechazar créditos, tomando en cuenta
las siguientes bases para el control de las adquisiciones de
cuentas por cobrar:
El
riesgo
máximo que la
empresa
está dispuesta a aceptar y el rendimiento que exige esta
para sus operaciones.
Si
los
clientes
seleccionados han sido los que realmente merecían la
concesión del crédito de acuerdo con la
investigación
realizada por los solicitantes de crédito.
-
Que criterios se tomaron en cuenta para juzgar el
valor
del crédito de los solicitantes.
Si
se han aceptado solicitudes de crédito que debían ser
rechazadas o si se han rechazado solicitudes que debían ser
aceptadas.
Periodo
de cobranzas o plazo.
Las consecuencias de las
políticas
de crédito utilizadas se reflejan en la actividad de
cobranza. Si las actividades y
normas
crediticias son flojas o liberales, la
presión
se refleja en el departamento de cobranzas para acelerar el
flujo de fondos provenientes de las cuentas por cobrar.
Mientras que si son muy restrictivas, inclusive para la
concesión de crédito tal vez no se necesite un departamento
de cobranzas. En consecuencia, si se deben usar medidas
generales de
financiamiento,
es también necesario desarrollar
medios
para vigilar las actividades de quienes conceden crédito y
de los encargados de los cobros de las cuentas.
Entre las medidas que pueden utilizarse para
evaluar las diferencias de la actividad crediticia se
encuentran:
Porcentaje de pérdidas o solicitudes de
créditos rechazados en relación con las
ventas
a crédito.
Análisis de los vencimientos de las
cuentas por cobrar y determinación del período medio de
cobranza.
Porcentaje de pedidos o solicitudes de
crédito rechazados en relación con las ventas a crédito.
Si se rechaza una gran cantidad de pedidos
podría ser debido a que los términos o condiciones son poco
estrictas o si las normas son demasiado restrictivas.
Posiblemente al establecer plazos de 60 días, trae como
consecuencia que se atraigan tantos clientes inaceptables
que la proporción de rechazos sería muy alta. Esta situación
puede remediarse ofreciendo plazos menores, por ejemplo 30
días, para todos los clientes. En caso de los términos
fuesen como los de la
competencia,
la falla podría estar en la norma que, en vista de que por
estar limitada por ese aspecto, podría ser demasiado rígida.
Análisis de los vencimientos de las
cuentas por cobrar y determinación de período medio de
cobranza.
El
análisis
de los vencimientos de las cuentas por cobrar, es uno de los
dispositivos de control más útiles, proporciona una
tabulación de las cuentas vencidas, clasificando los montos
de las cuentas por cobrar de acuerdo al
tiempo
que tiene vencidas, clasificando los montos de las cuentas
por cobrar de acuerdo al tiempo que tienen vendidas,
generalmente se expresa en días. La tabla V.1,
muestra
un por ejemplo suponiendo que el plazo máximo concedido es
de 30 días.
TABLA V.1
EMPRESA XYZ
CUENTAS POR COBRAR
CLASIFICACION POR ANTIGÜEDAD, MONTO Y
PORCENTAJE
AL 30 DE JUNIO DE 2001
ANTIGUEDAD |
MONTO DE LA CUENTA |
PORCENTAJE |
Menos de 30 días |
135.000 |
57.0 |
30 a 60 días |
65.000 |
27.5 |
60 a 90 días |
32.000 |
13.5 |
Más de 90 días |
5.000 |
2.0 |
Total de cuentas por cobrar |
237.000 |
100% |
Nota: Ejemplo del autor
Los resultados obtenidos de la tabulación
constituyen un medio para comparar los períodos de cobro
establecidos en las condiciones del crédito concedido con el
tiempo que se toman los deudores para pagar sus cuentas. De
tal manera que, de acuerdo con ello, la actividad de
conceder créditos podría tomar medidas correctivas para
regular las condiciones; en consecuencia la firma debe ser,
en cierto grado, estricta en la concesión de créditos. La
decisión en este respecto estará de acuerdo a la antigüedad
de los vencimientos de la cuenta y la
política
de conceder más créditos.
Utilizando el período medio de cobro es
posible determinar si los deudores se toman más del tiempo
concedido para cancelar sus cuentas. Se recomienda utilizar
el
cálculo
de este período medio de cobros de acuerdo a como ya ha sido
ampliamente tratado e ilustrado en el capítulo IV.
Control
sobre los cobros.
La
observación
de las actividades de cobranza podría ser una de las tareas
más difíciles para la establecer un criterio sobre el
establecimiento de la responsabilidad en el caso del
incumplimiento de los clientes. En caso de pérdida, la
evaluación
que se hizo del crédito concedido pudo haber sido
deficiente; así como también debido a fallas en el control
de los cobros.
Las
técnicas
utilizadas para controlar la concesión de créditos pueden
utilizarse para los cobros, clasificación por vencimiento y
período de cobranza; así como otras técnicas; tales como,
como rotación de las cuentas por cobrar, cálculo de
porcentaje de cobros en relación con las ventas a crédito.
De acuerdo a lo anterior, el sistema de
control establecido debe ser capaz de indicar a la
gerencia
de crédito y a la gerencia de cobranza sobre la necesidad
de:
Aumentar las ventas a crédito o
disminuirlas; o,
adoptar una política más agresiva para
acelerar los cobros.
A través de la clasificación por edad o
antigüedad de las cuentas por cobrar pueden determinarse las
cantidades dejadas de cobrar. Mediante el cálculo del
período medio de cobranza los días de atraso en los cobros.
Puede utilizarse otro indicador para
controlar los créditos y cobranzas como lo es la rotación de
las cuentas por cobrar, lo cual puede calcularse de la
siguiente manera:
Así, utilizando los
datos
de la tabla V.1 y asumiendo un nivel de ventas de $160000 se
tiene:
Al dividir los 360 días del año entre la
rotación de las cuentas por cobrar es también posible
obtener el período medio de cobros:
Así el período promedio de cobranza estaría
dado por la fórmula:
Con este
procedimiento
se obtendría el mismo resultado que con la aplicación de la
formula general, ya explicada con anterioridad.
Esto significa que:
Si se quiere expresar en términos de moneda
los días de atraso en los pagos, se calcula el período medio
de cobranza y luego se compara con el establecido por la
empresa como norma para sus operaciones de ventas a crédito;
finalmente, la diferencia obtenida se multiplica por el
valor de la
venta
diaria promedio.
La venta diaria promedio puede calcularse
dividiendo el total de ventas entre el número de días del
año (360 días) se ha obtenido utilizando el año comercial de
360 días en vez de 365 un mes =30 días.
De tal manera que considerando el ejemplo
anterior la venta diaria promedio sería
Entonces la venta promedio diario de
$4.444,44. En el ejemplo anterior se había determinado un
período medio de cobranza de 53 días, y según las normas de
la empresa el plazo máximo que se concede es de 30 días por
lo cual el atraso en las cobranzas sería de 23 días y si se
multiplica este resultado por el promedio de ventas diarias
se tendría:
23 días x 4.444,44 $/día =
102.222,12
Lo cual reflejaría el exceso en la inversión
en cuentas por cobrar ocasionado por la lentitud en los
cobros, o bien por una política de concesión de crédito no
controlada, con la consiguiente falla en el
presupuesto
de efectivo por los fondos que se dejan de percibir al
atraso de las cuentas. El departamento de crédito debe
emprender una efectiva labor de
supervisión
de manera que pueda vigilar las cuentas para asegurarse de
que las facturas se presenten a tiempo a los deudores
tomando en cuenta las consecuencias de la lentitud de
cobros.
d. Monto o nivel de la inversión en cuentas
por cobrar.
El monto de la inversión en cuentas por
cobrar está determinado por los siguientes factores:
Condiciones
de crédito concedidos a los clientes que son considerados
que lo merecen.
Las
políticas y prácticas de la empresa para determinar que
clientes han de recibir crédito.
Las
prácticas de pago de los deudores.
La
exigencia de las políticas y de las prácticas de cobro del
acreedor.
El
volumen
de las ventas a crédito.
Condiciones de crédito a los clientes.
En
la
teoría,
cada empresa goza de autonomía para establecer las
condiciones de ventas que mejor convengan a sus objetivos y
circunstancias. Una
organización
puede abstenerse de vender a crédito (pago contra entrega o
contado) para evitar que sus fondos estén convertidos en
cuentas por cobrar y evadir el riesgo de sufrir pérdidas por
cuentas imposibles de cobrar. Asimismo, puede usar una
política de concesión de crédito generosa como un
instrumento agresivo para efectuar las ventas.Es común que
en la práctica, las condiciones de crédito que ofrece la
competencia presionen a la empresa a ofrecer las suyas en
una forma, al menos, tan generosas como las de sus
competidores. Por lo tanto, es posible que en un ramo
determinado de la
industria
todos los acreedores imponen las mismas condiciones para la
venta a crédito de un determinado
producto.
Así, por ejemplo; los fabricantes de pinzas para el pelo
podrían establecer para la venta del producto, condiciones
2/10, n/30, los fabricantes de alambre púas, pueden
establecer 3/10, n/45, productores de
café
molido no conceden créditos por más de 15 días. No obstante
una empresa,
a menos que haya un acuerdo formal entre los comerciantes
del ramo, puede establecer condiciones más favorables que
los competidores.
Las políticas y prácticas de la empresa
para decidir que clientes merecen la concesión de crédito.
Las
empresas
otorgan crédito sólo a aquellos clientes que se consideran
riesgos
aceptables. En consecuencia, pueden aplicarse condiciones de
pago al contado, o de plazo para el pago más corto, para
aquellos clientes cuyo riesgo no se considera conveniente
aceptar, o porque la
información
que se tiene es insuficiente para formarse un juicio al
respecto. La política de la empresa para conceder créditos
incide en el nivel o tamaño de la inversión en cuentas por
cobrar. En tal sentido, esta inversión será mayor mientras
más liberal sea la política adoptada. La aplicación de esta
política producirá un efecto contrario en la medida que la
empresa sea más restrictiva o exigente para realizar ventas
a crédito.
Las prácticas de pago de los deudores.
Existen casos en los cuales las empresas
ofrecen descuentos por pronto pago a clientes que cancelen
sus facturas en un plazo previamente establecido y antes de
la fecha de vencimiento. Así, por ejemplo; a clientes con
estas características se les daría un 3% de descuento por
pagar dentro de los primeros 15 días una
factura
que vence a los 30 días (3/15, n/30); En estos casos se
presentan dos alternativas: aprovechar el descuento pagando
antes del (o en el) decimoquinto día, o no tomar el
descuento pagando a los 30 días. Como consecuencia, la
alternativa escogida por el
cliente
afecta tanto el período medio de cobros como el tamaño de la
inversión en cuentas por cobrar.
Si una empresa vende normalmente $1.60000 al
año en condiciones 2/10, n/30, suponiendo que los clientes
no aprovechan el descuento y paguen a 30 días, entonces la
inversión media en cuentas por cobrar (IMCC) sería:
entonces
Así, Bs.133.333,33 sería el monto promedio de
la inversión en cuentas por cobrar si todos los clientes
pagasen a 30 días. Este procedimiento también es válido para
evaluar si el saldo de las cuentas por cobrar guarda
consistencia con las políticas de plazos de la firma.
Si todos los clientes aprovechasen el
descuento y acostumbran pagar sus cuentas antes de (o en el)
décimo día la inversión promedio será:
Si se espera que del total de las ventas,
$60000 se recuperaría antes del (o en el) décimo día y
$1.00000 a 30 días entonces el nivel medio de la inversión
sería:
Entonces inversión media en cuentas por
cobrar = Bs. 1.00000
A través del ejemplo anterior, puede
observarse como las prácticas de pago de los clientes
afectan el tamaño de la inversión en cuentas por cobrar. A
pesar de que es difícil hacer una predicción sobre los
cobros futuros, en relación a nivel de las cuentas por
cobrar, la experiencia en cobranzas de la empresa puede
proporcionar una buena base para emitir un juicio sobre los
hábitos de pago de los clientes. Estas comprobaciones de
período de cobro pueden hacerse comparando la inversión
media que la firma debería mantener en cuentas por cobrar
con el saldo actual de este rubro.
Asimismo, el tiempo promedio que utilizan los
clientes para hacer sus pagos puede compararse con el plazo
que normalmente concede la empresa para recibir la
cancelación de las cuentas por cobrar. Debe tomarse en
cuenta que, aún cuando se establecen condiciones estrictas
de crédito, los clientes pueden abusar de ellas. Así, por
ejemplo; existen clientes que habitualmente, y en forma
intencional, se toman un tiempo adicional para pagar sus
obligaciones
comerciales; en tal caso, al vendedor no le queda otra
salida que enviar un recordatorio al deudor y resignarse a
que se rebasen sus condiciones de crédito antes que perder
sus
ingresos
de venta que tendría de este cliente.
Las exigencias de las políticas y
prácticas de cobro del vendedor.
Este
otro factor se refiere a la preocupación de los acreedores
por el cobro de las cuentas ya vencidas y el grado de
presión que puedan ejercer para obtener pagos puntuales. Si
estas políticas y practicas tienen un efecto en las práctica
de pago de los clientes, también afectarán el tamaño de la
inversión en cuentas por cobrar. Mientras menos agresivo sea
el vendedor en sus cobros mayor será la inversión en cuentas
por cobrar y más tiempo tardara en recuperar el importe de
sus acreencias.
El volumen de las ventas crédito.
Sí los demás factores mencionados
anteriormente se mantienen constantes, es de esperar que
cualquier aumento que haya en la inversión en cuentas por
cobrar sea debido al aumento de la ventas a crédito. Si los
deudores pagan puntualmente en el corto plazo estipulado, y
la política de cobros es eficiente entonces el lapso de
tiempo entre los cambios en el nivel de ventas y los cambios
que se produzcan en la cuentas por cobrar es corto, si el
nivel de las cuentas por cobrar estará acorde con las
políticas de crédito y cobranzas fijadas por la empresa.
CAPITULO VI
CUENTAS INCOBRABLES: ESTIMACIÓN DE CUENTAS
INCOBRABLES; ASPECTOS LEGALES
Cuentas incobrables.
Las ventas a crédito, como se había dicho
anteriormente involucran un gran riesgo. Algunos deudores se
retrasan en forma considerable en el pago de sus facturas a
crédito; otros, en definitiva, no pagan. Resulta difícil
clasificar de manera precisa a los solicitantes de crédito.
Si esto fuera posible, se presentarían muy pocos
problemas
para lograr el
éxito
de la actividad crediticia. Debido a la situación de
incertidumbre los riesgos no pueden ser eliminados.
Existe siempre la posibilidad de mantener
cuentas cuyo cobro sea considerado imposible. Las cuentas
dejadas de cobrar, porque los esfuerzos realizados para
hacer las recuperaciones han resultado infructuosos,
obviamente significan pérdidas; por lo tanto deben ser
reconocidas como tales. En consecuencia, disminuirán las
utilidades de la empresa y también afectarán las
finanzas
del negocio por los montos en
dinero
dejados de percibir y el
costo
incurrido en la venta a crédito efectuada. Aspectos
relativos a los problemas de cobranza se tratan en el
capítulo III.
Estimación de cuentas incobrables.
Cuando una empresa tiene determinada
inversión en cuentas por cobrar está actuando bajo
condiciones de incertidumbre y riesgo. Por tanto, debe
estimarse la
probabilidad
que existe de recuperar los montos de todas las cuentas por
cobrar. Es decir, la determinación de la probabilidad hay de
no efectuar la recuperación de las cuentas de cobro dudoso.
Como consecuencia de esta estimación, resultará la cantidad
de dinero que se asignaría como pérdida causada por no haber
recuperado el valor en cuentas, probablemente, imposibles de
cobrar.
Debe tenerse presente, en el tratamiento de
las cuentas por cobrar, que el crédito es una consecuencia
de los ingresos por ventas. Tales ingresos han de ser
disminuidos en el
estado de resultados
por el monto calculado para las pérdidas en cuentas
incobrables. Para los efectos el contables, el
registro
se efectúa mediante una cuenta de
gastos
que refleje el gasto por incobrabilidad. Regularmente, en la
contabilidad
se denomina esta cuenta de gastos de varias maneras; tales
como, pérdida en cuentas incobrables, pérdida por cuentas
malas, pérdida en cuentas de cobro dudoso, y otras
denominaciones afines; pero, todas con el mismo significado.
Cuando se efectúa la estimación del gasto por cuentas
incobrables, normalmente se establece una reserva o
provisión para cuentas incobrables. Esta provisión se deduce
del monto de las cuentas por cobrar en el
balance general.
Asimismo, debe ser calculada en una cantidad suficiente como
para cubrir las pérdidas que se deriven de la incobrabilidad
de las cuentas.
La estimación de las cuentas incobrables,
normalmente, es una labor del contador. La provisión puede
establecerse de acuerdo basarse en resultados obtenidos de
la experiencia en cobros de la empresa: Así, pueden
utilizarse alternativamente los
métodos
que se exponen a continuación:
Con base a un promedio de los períodos
de varios de los últimos años.
El promedio de pérdidas de varios de los
últimos años puede ser utilizado para hacer la estimación de
cuentas incobrables correlacionándolo:
Total de ventas.
Total de ventas a crédito.
Saldos a final de año de cuentas por
cobrar.
Promedio de pérdidas con relación al
total de ventas.
Se
obtiene dividiendo el promedio de pérdidas de los años
considerados entre el promedio de las ventas totales de cada
uno de esos años y multiplicando por cien. Así resulta el
porcentaje aplicable al total de ventas para estimar las
cuentas incobrables correspondientes al período para el que
se efectúa el cálculo. A manera de
ilustración,
si una empresa suministra los siguientes datos para los
últimos cinco años:
AÑOS |
TOTAL
DE VENTAS(EN $) |
PERDIDAS
EN CUENTAS INCOBRABLES(EN $) |
1 |
50000 |
7.000 |
2 |
52000 |
7.500 |
3 |
51000 |
6.000 |
4 |
53000 |
4.500 |
5 |
525.000 |
8.000 |
|
2.585.000 |
32.000 |
Entonces
el estimado sería = 1,20 %Luego
la pérdida estimada para el último año será $525.000
x 0120 = $6.300
Métodos basados en las ventas de crédito:
Se utiliza un procedimiento análogo al
anterior suponiendo el caso anterior con el promedio de
pérdidas de Bs. 6.40
AÑOS |
VENTAS A CRÉDITO
(EN $) |
1 |
375.000 |
2 |
39000 |
3 |
40000 |
4 |
41000 |
5 |
415.000
|
|
1.99000
|
Entonces el porcentaje aplicable como gastos
sería:
Entonces la pérdida asignada al período sería
de:
Bs. 415.000 x 0161 = 6.681,50
Métodos basado a las cuentas por
cobrar.
El procedimiento es similar a los dos
anteriores: si el promedio de pérdidas es de $6.400 y los
saldos finales de las cuentas por cobrar en los últimos
cinco años son los que se detallan a continuación:
AÑOS |
CUENTAS POR COBRAR |
1 |
$10000 |
2 |
125.000 |
3 |
95.000 |
4 |
14000 |
5 |
5000
|
|
$61000
|
Entonces el porcentaje de cuentas incobrables
sería:
Luego la cantidad total designada a cuentas
incobrables sería de:
$15000 x 0525 = $7.875.
Esta cantidad sería el monto equivalente al
saldo que debe tener la provisión para cuentas incobrables.
Sólo sería computable con un gasto el total de este monto
cuando se crea dicha provisión. Después de creada la
provisión, el monto considerado como un gasto sería aquel
que iguale el saldo anterior de la provisión para cuentas
incobrables con el monto calculado para dicha provisión. Así
por ejemplo si el saldo de la provisión para fines del año
anterior era de Bs. 6.500, entonces la cantidad a considerar
como un gasto del período sería de Bs. 1.375, luego el monto
de la provisión llega a los Bs. 7.875 calculados. En la
contabilidad se reflejaría de la siguiente manera:
PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES
DEBE |
HABER |
|
$6.500 Saldo anterior |
|
$1.375 Costo período actual
|
|
$7.875 Saldo ajustado de la provisión |
Método de la clasificación de cuentas
de acuerdo a su antigüedad.
Consiste en realizar el análisis de las
cuentas por cobrar de acuerdo a su vencimiento. Incluye
tanto las cuentas no vencidas como las ya vencidas.
Supóngase una empresa que tiene en su total de cuentas por
cobrar $50000; considerando para las cuentas no vencidas el
1% de incobrabilidad; para las cuentas vencidas de 1 a 30
días el 5%, de 31 a 60 días el 10%, de 61 a 90 días el 25% y
más de 90 días el 50% de incobrabilidad; la tabulación de
los datos es la que se presenta aparece en la tabla VI.1; se
determina una previsión para cuentas incobrables de $15.400,
lo cual se considera la pérdida normal por
concepto
de cuentas incobrables.
Los métodos de cálculo del estimado de
pérdidas en cuentas incobrables que se han descrito
anteriormente, tiene como objeto principal determinar que
monto de las cuentas incobrables debe ser cargada a los
gastos periódicos en la contabilidad de la empresa y asignar
los montos que deben deducirse en el balance general del
valor total de las cuentas por cobrar como previsión para
cuentas incobrables. Los aspectos legales referentes a las
pérdidas en cuentas incobrables están comprendidos en las
leyes
de
impuesto sobre la renta,
las cuales serán aplicadas de acuerdo al país en que se
desempeña la empresa, así como la prescripción de cuentas
cuyo cobro no ha sido gestionado dentro de cierto número de
años.
ASPECTOS LEGALES.
La administración de cuentas por cobrar debe
considerar las disposiciones legales que se relacionen con
las cuentas por cobrar; la legislación impositiva, la
legislación civil, la legislación mercantil y penal, están
relacionadas con la concesión de créditos, su recuperación y
prescripción (legalmente incobrables) . En virtud de la
dinámica
de las leyes, las mismas están sujetas a constantes cambios
y aplicación de jurisprudencias que influyen en su
interpretación.
Consecuentemente, se recomienda al responsable de la
gerencia de crédito y cobranzas referirse a la
ley
que sea aplicable a cada situación y estar en constante
comunicación
con el departamento legal; tanto para asesoría como en el
tratamiento de las cuentas de cobro dudoso.
CAPITULO VII
CREDITO Y PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS,
CONTABILIDAD Y CONTROL
La contabilidad de cuentas por cobrar forma
parte del sistema contable de una empresa. Su tratamiento
cobra mayor importancia debido a que gran parte de las
operaciones fluyen a través de las cuentas por cobrar, el
monto del total de ventas a crédito y los cobros de cuentas
pendientes. El rubro de cuentas por cobrar de una empresa
comprende las deudas que contraen sus clientes cuando éstos
le compran
bienes
y/o
servicios.
En consecuencia, estas operaciones originan trabajos de
contabilidad, así como también gastos de administración. Por
estas razones, para mantener un registro y control contable
y administrativo eficiente sobre los créditos en circulación
es recomendable la implantación de mecanismos de registro y
control acordes con la
tecnología
más moderna. Sobre este tópico se hace referencia detallada
a continuación.
Registro de la información de crédito
Contiene los primeros contactos hechos con
los clientes, a través de pedidos o solicitudes de crédito.
Antes de que se efectúe la venta a crédito el acreedor debe
investigar el caso. Este registro, precisamente, es para
mantener la información sobre los clientes provenientes de
las
fuentes
utilizadas como
informes
de agencias
estados financieros,
referencias comerciales y bancarias. El registro debe estar
diseñado de manera que pueda ser capaz de almacenar futuras
referencias, de manera que pueda hacer adiciones en la
medida que se reciban nuevas informaciones.
PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE
DATOS (PED)
Los
procedimientos
estudiados hasta ahora en el presente
trabajo
bibliográfico para la administración del flujo efectivo de
fondos generados por las cuentas por cobrar, tienen su base
en el manejo de un flujo físico de información. Es decir,
para acelerar los cobros y hacer más lentos los pagos, el
medio más utilizado por
organizaciones
menos eficientes es la transferencia de papel. Sin embargo,
cada vez más los fondos fluyen en forma
electrónica,
tanto para los cobros como para los pagos. Las razones de
esta
evolución
son de dos tipos:
Cambios
en las regulaciones de las
instituciones
financieras.
Los
cambios en las regulaciones de las instituciones financieras
y los avances en los
sistemas de información
basados en
computadoras
así como en las
comunicaciones
electrónicas han permitido una competencia mayor entre las
instituciones financieras. A la mayoría de estas
instituciones se les ha permitido ofrecer una diversidad de
mucho mayor amplitud de cuentas e instrumentos. Esta mayor
flexibilidad ha afectado también a los mecanismos de pago.
Aplicaciones
de la
computación
en la administración del efectivo y transferencia
electrónica de fondos.
El segundo aspecto del entorno cambiante es
la creciente complejidad de las aplicaciones de
computadora
en la administración del efectivo y en las transferencias
electrónicas de fondos. Una de ellas, con la cual muchos
estamos familiarizados, son las
tarjetas
plásticas con
codificación
magnética que pueden ser empleadas para obtener efectivo,
para traspasar fondos de una cuenta a otra, para pagar
cuentas, para obtener préstamos y otras 0operaciones.
Estas operaciones se pueden llevar a cabo en
una institución financiera, en una máquina electrónica
automática de pago que esta operando las 24 horas del día y
en ciertas tiendas de ventas al menudeo. En las tiendas es
posible pagar una compra con una de éstas tarjetas, pues los
fondos se transfieren en forma electrónica del cliente a la
tienda, la ventaja para el comerciante es obvia; tiene la
seguridad
de que los pagos por las
compras
son buenos y que se realizan de inmediato. Al mismo tiempo
se reduce la posibilidad de
cheques
sin fondos utilizando los
sistemas
de garantía que le ofrecen varios
bancos.
Con este tipo de sistema el
cheque
del cliente es analizado en una forma electrónica y
verificado por una computadora. Debido a que el
banco
garantiza los cheques que comprueba, el comerciante no queda
expuesto a pérdidas por cheques sin fondo.
En la figura VII.1 se muestra un ejemplo de
la transferencia electrónica de fondos. El proveedor, la
compañía Y, envía una factura a su cliente, la compañía X,
en la fecha de pago adecuado, la compañía X da instrucciones
a su banco de pagar al proveedor mediante un procedimiento
preestablecido.
FIGURA VII.1
NOTA: ADAPTADO DE VAN HORNE, J.C. (1993)
Las instrucciones se pueden transmitir a
través de
redes
electrónicas de computadoras. En ese momento el banco debita
la cuenta de la compañía X y acredita en forma directa o
transfiere mediante vía electrónica el crédito al banco de
la compañía Y, al mismo tiempo que comunica por vía
electrónica la información de respaldo. El último banco
acredita la cuenta de la compañía Y, enviándole la
información de respaldo, también en forma electrónica . en
ese momento, la compañía Y se encuentra en posición de
actualizar sus
registros
de control de cuentas por cobrar. Además de pagar cuentas,
se pueden utilizar las transferencias electrónicas de fondos
para depositar las
nóminas
en forma automática en la cuenta de los empleados, para
pagar
impuestos
y hacer pagos de dividendos y otros tipos.
En lugar de una transferencia de fondos
directa a través de los bancos, se puede realizar la
transferencia mediante una cámara de compensación automática.
. Algunas de las principales agrupaciones
incluyen CHIPS,
los bancos de Clearing House Interbank System
of New York, para ajustes al día siguiente;
SWIFT,
la Society of Worldwide Interbank Financial
Telecommunications, compuesta por cientos de bancos en el
mundo entero que permiten transferencias internacionales, y
NACHA,
el National Automated Clearing House Association, integrado
por miles de bancos e instituciones de crédito y adecuado
para transferencias de lotes de alto volumen. En éstas y
otras agrupaciones el sistema de transferencia electrónica
de datos se desarrolla en forma continua a medida que surjen
nuevos avances en el establecimiento de redes electrónicas
de comunicación.
Por supuesto, con las transferencias
electrónicas de fondos se eliminan los fondos en
circulación. A diferencia de las transferencias de
documentos,
no existen fondos sin cobrar, pues se debita la cuenta de
una de las partes al mismo instante en que se acredita de la
otra.
Para algunas corporaciones, la pérdida de los
fondos en circulación en los pagos es un costo demasiado
grande para pagarlo. Lógicamente, los beneficios son
indudables debido a la posibilidad de ejercer un control más
estricto sobre los pagos ya a que se conocen con seguridad
las fechas de las liquidaciones. Estos tipos de
comunicaciones por vía electrónica, por lo general, mejoran
las relaciones con
proveedores.
No obstante, tal vez estos beneficios no compensen el costo
de reducir los fondos en circulación; pero, al menos
contribuyen a minimizarlos.
Debido a que la
banca
electrónica necesita mucho
capital,
el costo por operación se reduce a medida que aumente el
volumen. Desde luego, esto ha ocurrido en los últimos años y
gran parte de los ahorros se pasan a los usuarios de los
servicios financieros. El cliente se beneficia de la intensa
competencia entre las instituciones financieras y los
grandes comerciantes detallistas (al menudeo) que brindan
servicios financieros. Para la empresa, la banca electrónica
significa menos tiempo en el cobro de cuentas por cobrar, un
control más eficiente del efectivo y quizá una reducción en
los
costos
de prestar servicios.
De acuerdo a lo anterior, las técnicas de la
banca electrónica pueden aportar mayores beneficios
económicos en los saldos de efectivo. A su vez, el
desarrollo
de estas técnicas dependen en parte del nivel de las
tasas de interés
en los
mercados financieros.
Por supuesto, cuanto más alta sea la
tasa de
interés,
será mayor al costo de oportunidad de conservar efectivo en
caja y se vuelven más atractivas las técnicas electrónicas
de banca, si todos los demás factores son iguales. No
obstante, por lo general el uso de una nueva técnica de
administración de efectivo representa importantes costos
iniciales. Por tanto, una vez que esta en uso un nuevo
método,
existe la tendencia a mantenerlo sin modificaciones si
posteriormente las tasas de interés llegaran a ser menores.
La cuenta de saldo cero constituye otra
innovación,
de la cual se transfieren automáticamente los fondos a
valores
cuando existen excedentes y se retornan cuando existen
déficit. En algunas ocasiones, el déficit se cubre con un
convenio preestablecido de sobregiro ( préstamo) con el
banco. Con una cuenta de saldo cero, como implica su propio
nombre, no se mantienen inactivos fondos en forma
innecesaria. Por lo general, el manejo de este tipo de
cuenta genera intereses similares a los de cualquier
préstamo bancario.
Compras prepagadas
Un caso similar ocurre cuando los clientes
depositan a los proveedores cierto monto de dinero a cuenta
de futuras compras sin que esto genere intereses a favor del
vendedor. El cliente adquiere el derecho de obtener un bien
o
servicio
a cuenta del dinero que el proveedor ha recibido y
acreditado en su cuenta. A medida que el cliente recibe
dicho bien o servicio el proveedor débitos en su cuenta por
el valor de el servicio que le ha sido prestado o por los
bienes que le han sido entregados. Ejemplos de estos tipos
de transacciones, lo representan las compañías de
teléfono
tanto por cable como celular, las tiendas por departamentos
cuando no requieren del cliente el uso de su tarjeta de
crédito.
Cheques con fecha anticipada
Aunque constituye una práctica ilegal, muchos
comerciantes aceptan de sus clientes cheques con fecha
anticipada. Su única garantía está constituida por la
honestidad
del cliente. Además el comerciante debe poseer la habilidad
para detectar, en el banco donde el cliente maneja su
cuenta, el momento en que el emisor del cheque dispone de
los fondos suficientes para honrar el compromiso. Un riesgo
adicional de esta tipo de transacción ocurre con el
fallecimiento del emisor antes de la fecha futura de emisión
del cheque. Si se comprueba que el emisor no existe
físicamente para la fecha de emisión del cheque, este
documento carece de validez puesto que se demuestra que fue
emitido con fecha anticipada; esta transacción este tipo de
transacción está prohibida la mayoría de las legislaciones
mercantiles. Así, el
Código de Comercio
Venezolano, en su artículo 494, establece severas sanciones
para los emisores y aceptantes de cheques con fecha
anticipada; simplemente, se trata de emisión y aceptación de
cheques sin provisión de fondos con el consentimiento tanto
del acreedor / proveedor como del cliente.
METODOS MODERNOS PARA ARCHIVOS
Y REGISTROS DE COBRANZA
La información referente a crédito y cobranza
debe estar dispuesta de tal manera, fácilmente la
localización rápida de las cuentas vencidas, para hacer
recordatorios a los deudores de los pagos vencidos
pendientes y continuar la cobranza hasta que se reciba el
pago. Debe llevarse también
archivo
de toda correspondencia enviada o recibida del cliente en el
procedimiento de cobranza.
Si las operaciones realizadas en
el trabajo
de crédito son muy grandes, se puede realizar mediante
procedimientos separados, de tal manera que estas
operaciones puedan ser manejadas por funcionarios
especializados. Las cuentas nuevas es usual que sean
mantenidas por separado hasta determinado tiempo. Las
cuentas vencidas se pueden clasificar por tipo y cada una de
manera especial. Las necesidades del acreedor serán las que
determinarán el sistema de registro y archivo más
conveniente.
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
DE CRÉDITO Y COBRANZAS.
La forma como estén organizadas las
actividades de crédito y cobranzas, así como las funciones
relacionadas con ellas, van a depender del volumen de
operaciones y del número de clientes que necesite controlar
la empresa.
Una empresa pequeña, con pocos clientes y
poco volumen de operaciones, administraría sus cuentas por
cobrar sin necesidad de tener dentro de su organización un
departamento de crédito. Tampoco necesita un departamento de
cobranzas para recuperar las cuentas por cobrar, bastaría
designar para ello, uno o tal vez dos empleados con
conocimientos de administración de crédito para realizar
tales funciones y las decisiones sobre crédito las toma el
gerente
de la empresa. Pero en la medida que la empresa crece, y de
acuerdo al volumen de clientes y transacciones, pueden
agrupar estas actividades en divisiones que pueden adoptar
diferentes denominaciones tales como: Departamento de
Crédito, Gerencia de Crédito, Departamentos de Créditos y
cobranzas, Sección de Crédito y Cobranzas. Bajo cualquier
denominación de la cual sea objeto en la empresa, la
actividad de crédito y cobranzas debe desarrollar tres
actividades especiales.
Aprobación de crédito a clientes
determinados en condiciones equitativas; es decir, tanto a
conveniencia del cliente como a conveniencia de la empresa.
Control de los cobros de las cuentas
para garantizar que se hagan los esfuerzos necesarios para
cobrar las deudas en la medida en que estas se vayan
venciendo.
Recuperación de cuentas. En el caso de
las cuentas que parecen haberse convertido en incobrables
(clientes que aparentemente no pueden o no tienen la
intención de pagar), los responsables de crédito y cobranzas
tienen que planificar los esfuerzos que sean apropiados, y
ponerlos en marcha, para hacer efectivos los cobros de las
cuentas y evitar las pérdidas.
Las tres funciones señaladas anteriormente
pueden estar organizadas en un departamento de crédito y
cobranzas, con un gerente y
personal
suficiente para la administración de cuentas por cobrar, si
las operaciones así lo requieren. Dependiendo este gerente
de crédito y cobranzas del gerente general de la empresa (fig.
VII.2.)
Si las operaciones son más exigentes, y
la organización
anterior no es suficiente pudieran dividirse las actividades
del departamento de crédito y cobranzas en dos subdivisiones
o secciones, cada una con un jefe y bajo la supervisión del
gerente de crédito y cobranzas. Esta gerencia a su vez
dependerá del gerente general de la empresa ( fig. VII.3).
Asimismo, las funciones pueden llegar a especializarse
dentro de la empresa; de tal manera que, la
función
de crédito y cobranza puede estar organizada en funciones
más especificas. Pero que en todo caso tal la división de
funciones agrupadas en diferentes departamentos (ver Fig.
VII.4) dependerá de las necesidades de la empresa para
ejercer una administración efectiva de las cuentas por
cobrar.
FIGURA VII.2
FIGURA VII.3
FIGURA VII.4
CAPITULO VIII
LA ADMINISTRACION Y CONTROL DEL CREDITO Y EL
CONCEPTO DE
MERCADOTECNIA
INTEGRADA
Los diversos departamentos de la organización
deben comprender que las
acciones
que emprenden, además de las actividades de los agentes de
ventas y de la
fuerza
vendedora, ejercen una influencia relevante en la capacidad
de la firma para crear y retener clientes.
El efecto que tienen las cuentas por cobrar y
la función de mercadotecnia en las finanzas de una
organización es decisivo en la
producción
de ganancias que magnifiquen el valor de sus acciones. Las
cuentas por cobrar recuperadas representan flujos de caja
positivos generados de las ventas causadas por la aplicación
de las
estrategias
de
marketing
orientadas hacia la creación y retención de clientela.
La labor de captación de clientela genera
elevados costos de
promoción.
No obstante es necesario considerar que la pérdida de un
cliente que no fue bien tratado por el departamento de
crédito, a causa de una demora temporal en sus pagos,
ocasionará una pérdida en los gastos de promoción aunque la
cuenta sea "totalmente recuperada". Debe ser considerada la
porción de los gastos de promoción aplicables a clientes no
retenidos; estos clientes están incluidos dentro de los
gastos de promoción incurridos en su captación a través de
la labor de mercadotecnia.
Significa también que dentro de la función de
mercadotecnia como tal, existe una inteligente adaptación y
coordinación
de "Las Cuatro Ps"
Producto: Bien / servicio
Precio: Local, regional, nacional,
internacional
Plaza:
Canales de distribución
en relación con localización geográfica de los consumidores.
Promoción: Gerencia de las estrategias
promocionales y publicitarias:
Así se tienen las siguientes relaciones de
correspondencia:
RELACION DE CORRESPONDENCIA DE "LAS 4Ps"
DEL MARKETING
COMPONENTE |
SE CORRESPONDE CON: |
PRODUCTO |
NECESIDADES Y DESEOS DEL CONSUMIDOR |
PRECIO |
CALIDAD DEL BIEN / SERVICIO |
PLAZA |
PRECIO Y
CALIDAD
DEL PRODUCTO |
PROMOCION
|
CANALES DE DISTRIBUCION,
PRECIO
Y CALIDAD DEL PRODUCTO |
FUENTE: Beaufond, R. Guía de
Mercadeo
Turístico, (inédito) UDO / EHT, 1997.
La mercadotecnia integral debe, por tanto,
cubrir cada actividad de los
negocios
que pueda afectar las
actitudes
actuales y futuras de los clientes.
Esto incluye:
Respuestas dilatorias por organización
deficiente de oficinas. Según
Envío de recordatorios por deudas que
ya han sido pagadas.
Promesas
incumplidas por un mal control de
distribución
(control de intermediarios).
Dudosa identificación de los clientes y
de la
naturaleza
de sus negocios.
Clara convicción de que marketing
abarca todas las funciones y empleados y la investigación
del marketing debe incluir esta parte.
Tener claro que se requiere determinar
la posición comparativa del negocio en términos de marketing
integral.
La clasificación del
mercado
según su
estructura
funcional, se fundamenta en el hecho de que la
oferta
de mercado de la empresa (4Ps) se confronta con las 6 "O" de
la
demanda
o clientes:
Ocupación- ¿quiénes son los ocupantes o
usuarios?.
Objetivos - ¿qué compran?.
Ocasiones - ¿cuándo compran?.
Organización - ¿quién (es) interviene(n)
en la compra?.
Objeto - ¿por qué compran?
Operaciones - ¿cómo compran?.
LOS CLIENTES COMO
RECURSOS
DE LA ORGANIZACION
Si la actividad crediticia involucra un alto
riesgo para la organización, un riesgo mucho más alto lo
representa una baja rotación de
activos
por ventas de bienes y/o servicios no realizadas. Como fue
comentado anteriormente, la labor de mercadotecnia para la
captación de clientes implica altos costos de promoción. Una
vez captado el cliente, su pérdida significa, a su vez, una
pérdida financiera y una pérdida de mercado para la firma.
De acuerdo a lo anterior la empresa debe
emprender planes de
acción
para la retención de sus clientes que impliquen tanto o
mayor esfuerzo que el realizado para captarlos. Una
organización crece en operaciones en la medida que aumente
su clientela. No obstante, la firma difícilmente podría
aumentar el volumen de sus operaciones si los nuevos
clientes fundamentalmente reemplazan a los actuales. En
consecuencia, la firma debe establecer un balance mediante
el cual determine que los beneficios obtenidos por las
nuevas captaciones de clientes superan, o al menos igualan,
a los dejados de percibir por los clientes que se alejan de
la empresa por presentar dificultades para cancelar sus
obligaciones.
DESARROLLO Y MEJORAMIENTO DE LA CLIENTELA
La mayoría de las organizaciones invierten
gran parte de sus recursos financieros en el desarrollo de
sus
recursos humanos.
A través de innumerables métodos de
entrenamiento
para que sus recursos humanos se perfeccionen. Asimismo, las
firmas deben desarrollar
programas
para el desarrollo y mejoramiento de su clientela utilizando
la gerencia de mercadotecnia. La investigación de
mercadotecnia no debe utilizarse en forma exclusiva para la
captación de clientes o determinar el grado de satisfacción
de los clientes con el
consumo
de un determinado bien / servicio. Debe diseñar además
programas de conservación de la clientela, determinar las
causas y posibles
soluciones
en caso de insolvencia relativa. Los programas orientados
hacia la recuperación del valor crediticio de los clientes
incluyen :
Requerimiento de depósitos de garantía hasta
que el cliente demuestre su deseo de pagar puntualmente.
Pueden exigirse fianzas comerciales o
personales con garantía de bienes muebles o inmuebles.
Refinanciamiento de crédito con altas
facilidades de pago y pagos globales a cuenta de capital e
intereses (cuotas balón)
Ingresos de los clientes controlados de mutuo
acuerdo con la condición de que una parte sea destinada al
pago de la deuda contraída con la firma acreedora y otra
para el financiamiento de las operaciones normales del
deudor. Esto no significa que exista un embargo de los
ingresos del cliente puesto que es un acuerdo entre el
deudor y el acreedor.
Cualquiera de la modalidades del deudor, bien
sea en la forma de
persona
natural o de persona jurídica, los responsables de pagar las
cuentas son esencialmente seres humanos sujetos a los
vaivenes de la
economía.
Por lo tanto, en el largo plazo es posible que un cliente
que haya sido excelente en su record de pagos caiga en
insolvencia relativa. Asimismo también es posible que un
cliente haya caído temporalmente en insolvencia y luego, de
manera gradual, pueda recuperarse totalmente.
Finalmente, debe recordarse que el cliente es
un componente fundamental de la cuota de mercado que le
corresponde a la empresa acreedora. En consecuencia, cuando
una firma pierde parte de su cuota de mercado es por que la
competencia la ha ganado. La gran mayoría de los acreedores
tratan de subsanar esta situación a través de la trasmisión
de referencias comerciales negativas sobre los clientes con
insolvencia relativa. No obstante, este hecho constituye un
arma de doble filo. Ello restringe las posibilidades de
recuperación de los clientes con problemas llevándolos a la
bancarrota y a la insolvencia absoluta. En consecuencia,
tendrán menos posibilidades de cumplir con sus deudas, las
cuales no son compensadas mediante la confiscación de
bienes.
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