Cómo cobrar? Consejos prácticos para
prevenir y cobrar los impagados
Muchas
empresas tienen todavía una visión miope de sus objetivos, puesto que
sólo dan prioridad absoluta a la función de vender. Aunque vender es
importante, lo que realmente hay que conseguir es vender con beneficio y
cobrar lo antes posible los productos que se han vendido a los clientes.
Si una empresa no sigue este principio no sobrevivirá mucho tiempo en el
mercado actual. Hoy en día, la mayoría de las empresas están obligadas
por los condicionantes del mercado a conceder crédito a sus clientes.
Sin embargo, no todas están tomando las precauciones más elementales
para evitar los impagos y los retrasos en el cobro.
Con las restricciones de liquidez, el mayor rigor de las entidades
financieras a la hora de otorgar créditos, sumado a la constante subida
de los tipos de interés, la morosidad está aumentando de forma
exponencial. Las estadísticas de los últimos meses revelan un
vertiginoso aumento de los impagos empresariales y de los retrasos en el
pago de las facturas vencidas. Este problema se está agudizando de forma
preocupante en algunos sectores, verbigracia en el de la construcción.
La perspectiva para el año 2009 es que los impagos empresariales van a
continuar aumentando de forma imparable.
En la actual crisis de morosidad, las empresas proveedoras de bienes y
servicios deben concienciarse de que cuando otorgan aplazamientos de
pago a sus compradores están actuando como banqueros, por lo tanto la
concesión de créditos a clientes debe hacerse bajo unos procedimientos
que evalúen la solvencia y capacidad de pago de los deudores. A
continuación unos consejos prácticos para evitar los impagados
empresariales y cómo recuperar los impagados que se hayan producido.
Consejos prácticos para evitar los impagados empresariales
Primer principio: los impagos no son una fatalidad. Si la empresa adopta
una serie de precauciones básicas antes de conceder créditos a sus
clientes, si adopta una serie de medidas preventivas que a continuación
expondremos, si gestiona correctamente sus cuentas por cobrar y si
reacciona rápidamente en caso de problemas, puede minimizar los
incobrables.
Un principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas
empresas se quejan de que tienen muchos impagados pero no detectan cuál
es una de las causas más frecuentes de la morosidad: la política
comercial de la propia empresa. Una máxima en las ventas a crédito es:
"A mayor presión por vender, más impagos".
No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que ofrezca un
posible comprador, es aconsejable investigar que hay detrás de la
fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de
investigación se descubre la cara oculta de las empresas.
Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas. Las
estadísticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas desaparece
en los primeros cuatro años de vida.
Pedir un informe jurídico sobre el cliente. Una buena medida para
aumentar la seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del
cliente. Esto se consigue comprobando todos sus datos, ya que hay
morosos que, para defraudar a sus acreedores, utilizan empresas no
constituidas legalmente o que no están inscritas en el registro
mercantil.
Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo
cliente. Antes de vender a crédito se recomienda pedir informes de la
solvencia, liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil
del cliente: una buena información comercial puede evitar muchos
morosos. En caso de no estar seguros de la solvencia de un nuevo
cliente, es recomendable solicitar un informe investigado y actualizado,
que no es costoso teniendo en cuenta el dinero que puede ahorrar a las
empresas.
Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada al
nivel de riesgo asumido. Se comprueba que el comprador tiene recursos
propios suficientes para endeudarse en una operación con pago aplazado.
Por ejemplo, un proveedor que vende 30.000 dólares a crédito a una
microempresa con un capital social de 3.000 dólares, asume un riesgo
considerable ya que existe una desproporción entre el importe de la
transacción comercial y los fondos propios del cliente.
Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos. Es
recomendable redactar una política de créditos y cobros coherente con la
situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de
actuación en materia de concesión de créditos y acción de cobro, y
mentalizar a todos los empleados de ventas y de administración de
clientes para que sigan al pie de la letra el manual de procedimientos.
Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de
riesgo para cada cliente, esto es, la cantidad máxima de crédito que
estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a
sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún
directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán
pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.
Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los
hábitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que
llevan tiempo trabajando con el cliente y que no sean competidores
directos.
Hacer firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato es la
pieza clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos
legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin
posibilidad de eludirlo o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y
obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo, el contrato
es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los
intereses del acreedor.
Aceptación de las condiciones generales de venta. Una forma de proteger
los intereses del proveedor sin necesidad de firmar un contrato con cada
cliente es establecer unas condiciones generales de venta. Las
condiciones generales de venta son las normas para la venta que el
proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones
se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de
pedido.
La necesidad de documentar las operaciones comerciales. En la práctica
del día a día las empresas suelen admitir pedidos telefónicos o verbales
de sus compradores, y no exigen la firma y sellado de los albaranes (o
de las facturas) por una persona responsable con el fin de agilizar los
trámites y no retrasar el tráfico mercantil con formalidades
administrativas.
La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago
comercial consiste en tres documentos: un pedido, un albarán y una
factura. Con la posesión de estos tres documentos mercantiles, el
acreedor verá totalmente blindado su derecho de cobro y podrá demostrar
perfectamente la existencia de una deuda, de modo que el moroso no
tendrá ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operación
comercial.
Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable. Las
empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el
tener “cero” fallos en su actuación y ofrecer un servicio de calidad a
los clientes. La empresa proveedora debe haber actuado de forma
irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con
todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio,
facturación, etc.
La gestión pro-activa en el cobro. La empresa debe establecer mecanismos
que permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad
consiste en adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas
mediante una acción adecuada.
Establecer un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el cliente
efectúe los pagos de las facturas al vencimiento por medio de
transferencia bancaria, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta
bancaria y utilizar el adeudo en cuenta mediante la norma bancaria
correspondiente.
El control de saldos vencidos. El departamento de créditos debe utilizar
unos listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan
los saldos de clientes, con el fin de detectar los atrasos y priorizar
las acciones de cobro.
El control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el
servicio de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados
–efectos que no han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente–
y realizará de inmediato las acciones de cobro pertinentes.
Contratar un seguro de crédito o servicios de factoring. En el mercado
existen varios servicios financieros y de seguros que eliminan o
minimizan el riesgo del crédito de clientes y aseguran el cobro de las
operaciones comerciales. El seguro de crédito cubre la totalidad de los
riesgos de crédito de clientes, de forma que el asegurador pueda obtener
una cartera de riesgos diversificada, que limite su riesgo y permita así
una tarificación ventajosa.
El factoring es un contrato de cesión de créditos entre una empresa
proveedora que mantiene crédito interempresarial con sus clientes y una
sociedad financiera especializada en servicios de factoring, la cual
anticipa la liquidación de una parte importante de los fondos
correspondientes a las facturas cedidas.
Consejos prácticos para recuperar los impagados empresariales
No hay que tener ningún temor a enviar el primer recordatorio de pago lo
antes posible. Algunas empresas no se atreven a reclamar enseguida el
cobro de las facturas vencidas por miedo a proyectar una imagen de
excesivo rigor y dureza. Por el contrario una reclamación temprana
permite detectar a tiempo un posible fallido incobrable. Además se
consigue un efecto psicológico positivo, ya que la mayoría de los
deudores respetan a los acreedores que saben controlar los cobros.
El acreedor no debe tener ninguna vergüenza –ni tan siquiera ajena– ni
debe sentirse incómodo a la hora de pedir que se le pague. En otros
países donde la cultura empresarial es menos permisiva, las empresas son
muchos más agresivas a la hora de reclamar los pagos –y obtienen buenos
resultados– por consiguiente no hay que sentir ningún reparo a la hora
de pedir al deudor que pague. El reclamar un crédito vencido no debe
avergonzar nunca al acreedor, en todo caso son los clientes morosos los
que deberían sentir vergüenza. Desgraciadamente esto no suele ocurrir
casi nunca ya que la psicología del deudor moroso funciona de la
siguiente manera: “si no me reclaman la deuda no hace falta apresurarse
a pagar”.
Antes de iniciar la reclamación es conveniente obtener la máxima
cantidad de información acerca del deudor, tanto de fuentes internas
como externas, y tanto económicas –solvencia, endeudamiento, liquidez–
como personales. También hay que recoger toda la información referente
al crédito pendiente de cobro, el historial del cliente y la
documentación relacionada con el mismo.
El acreedor debe personalizar la gestión de cada impagado adaptándose al
perfil del deudor, por lo que hay que tener en cuenta la cuantía de la
deuda, el tipo de empresa, su forma jurídica, su sector de actividad, su
localización geográfica y la personalidad del interlocutor.
El secreto del éxito en la reclamación de impagados es la preparación
previa a la gestión, por lo que hay que determinar previamente los
objetivos que se pretenden alcanzar y tener prevista la estrategia de
recobro más adecuada para cada caso.
Las mejores armas del gestor de cobros son: una buena capacidad
negociadora, constancia en los contactos con el deudor, insistencia en
la búsqueda de una solución y asertividad para superar las objeciones y
convencer al interlocutor.
Fuente: https://ganaropciones.com/como-cobrar.htm
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